e-Belge entegratörü seçimi: kontör, arşiv ve destek karşılaştırması

e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura kullanmaya başlarken üç yol var. Gelir İdaresi'nin kendi portalını kullanabilirsiniz, kendi sisteminizi doğrudan entegre edebilirsiniz, ya da bir özel entegratör ile çalışabilirsiniz. Özel entegratör, Gelir İdaresi'nden izin almış, belgelerinizi sizin adınıza ileten ve saklayan aracı firmadır. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük kısmı bu üçüncü yolu seçiyor.

Seçim aşamasına gelindiğinde karşılaştırma neredeyse her zaman tek satıra iniyor: kontör başına kaç lira. Oysa sözleşme bittiğinde canınızı sıkacak şey genelde fiyat olmuyor. Bu yazıda üç başlığı ayrı ayrı açıyoruz.

Bu yazıda e-Belge kullanımını zorunlu kılan ciro eşikleri ve benzeri rakamlar bilinçli olarak verilmemiştir. Eşikler her yıl tebliğle değişiyor. Sizin için geçerli olan rakamı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel duyurusundan ve mali müşavirinizden doğrulayın.

1. Kontör: neyin tüketildiğini sorun

Kontör, gönderilen belge başına harcanan birim. Fiyat tablosu basit görünür ama tabloda yazmayan ayrıntılar var. Şunları teklif aşamasında yazılı olarak sorun:

Hangi işlem kontör harcar? Gönderilen fatura harcar, bu belli. Peki karşı taraf reddederse ve yeniden gönderirseniz ikinci kontör gidiyor mu? İptal edilen belge iade ediliyor mu? Gelen faturalar kontör harcıyor mu? Bu üç sorunun cevabı firmadan firmaya değişiyor ve aylık kontör tüketiminizi ciddi biçimde etkiliyor.

Kontörün son kullanma tarihi var mı? Bazı paketlerde alınan kontör bir yıl içinde kullanılmazsa yanıyor. Mevsimsel çalışan bir işletmeyseniz bu, büyük paket almanın avantajını sıfırlayabilir.

Kontör bittiğinde ne oluyor? Sistem fatura kesmenize izin vermiyorsa, bu sizin için bir operasyon riski. Otomatik yükleme seçeneği var mı, yoksa mesai saatleri içinde birinin satın alma yapması mı gerekiyor?

Minimum paket ve iade koşulu. En küçük paket, aylık belge adedinizin kaç katı? Kullanılmayan kontör sözleşme bitiminde iade ediliyor mu?

Kendi ihtiyacınızı tahmin etmek için karmaşık bir hesaba gerek yok: geçen yılın kesilen fatura adedini aylara bölün, en yoğun ayı bulun, üzerine iptal ve tekrar gönderim payı ekleyin. Karşılaştırmayı bu adet üzerinden yapın, listedeki en büyük paketin birim fiyatı üzerinden değil.

2. Arşiv: saklama sizde mi, onlarda mı

Elektronik belgelerin belirli bir süre saklanması yasal bir yükümlülük ve bu yükümlülük mükellefin, yani sizin üzerinizde. Entegratör bu işi sizin adınıza yapabilir ama sorumluluk devredilmez. Bu yüzden arşiv başlığı, kontör fiyatından daha kritik.

Sorulacaklar:

1. Saklama hizmeti fiyata dahil mi, ayrı ücretli mi? Bazı paketlerde arşiv ilk yıl dahil, sonraki yıllar ek ücretli.
2. Belgelerimi toplu olarak indirebilir miyim? Tek tek PDF indirmek arşiv değildir. Toplu indirme, tercihen XML formatında, olmalı.
3. Ayrılırsam arşivim ne oluyor? Sözleşme bittiğinde belgelere erişim ne kadar süre devam ediyor? Devir dosyası veriliyor mu, hangi formatta?
4. Yedeği nerede tutuluyor? Verilerin Türkiye'de barındırılıp barındırılmadığını ve yedekleme sıklığını yazılı isteyin.

Bu dört sorunun en önemlisi üçüncüsü. Entegratör değiştirmek teknik olarak mümkün, ama geçmiş belgelerinizi yanınızda götüremiyorsanız pratikte kilitlenmiş olursunuz. Sözleşmeyi imzalamadan önce çıkış maddesini okuyun.

Saklama süresine ilişkin yıl sayısını burada vermiyoruz; farklı mevzuatlarda farklı süreler geçiyor ve durumunuza göre değişiyor. Sizin için geçerli süreyi mali müşavirinize sorun, sonra entegratörün taahhüt ettiği süreyle karşılaştırın.

3. Destek: kiminle konuşacaksınız

Bu başlık teklif tablolarında hiç görünmüyor ama ilk ay içinde en çok ihtiyaç duyacağınız şey burası.

Önce şunu netleştirin: entegratörle doğrudan mı çalışıyorsunuz, yoksa muhasebe programınızın bayisi üzerinden mi? İkinci durumda bir sorun çıktığında bayi entegratörü, entegratör programı işaret edebiliyor. Kimin sorumlu olduğunu baştan yazılı hale getirin.

Sonra şu üçünü sorun: destek hangi kanaldan veriliyor (telefon, e-posta, panel), hangi saatlerde, ve ilk yanıt için taahhüt edilen süre nedir. Ay sonu ve ayın ilk günleri e-belge tarafında en yoğun dönem; desteğe o günlerde ulaşamamak gerçek bir maliyet.

Deneme yöntemi basit: satış görüşmesinden önce firmanın destek hattını arayın ve teknik bir soru sorun. Satış öncesi ulaşılamayan bir hatta, müşteri olduktan sonra da ulaşılamıyor.

Karşılaştırma kontrol listesi

Üç ya da dört firmadan teklif alın ve şu tabloyu doldurun. Boş kalan her hücre, sormadığınız bir soru demek.

Başlık	Sorulacak	A	B	C
Kontör	Birim fiyat, en küçük paket
Kontör	Red/iptal kontör harcıyor mu
Kontör	Son kullanma tarihi
Arşiv	Fiyata dahil mi, kaç yıl
Arşiv	Toplu XML indirme var mı
Arşiv	Çıkışta devir dosyası
Destek	Kanal ve saatler
Destek	İlk yanıt taahhüdü
Destek	Muhatap: entegratör mü bayi mi
Sözleşme	Süre ve fesih koşulu
Teknik	Mevcut programımla entegrasyon

Son satır çoğu işletme için belirleyici oluyor. Kullandığınız ön muhasebe ya da ERP programının hangi entegratörlerle hazır bağlantısı olduğunu önce yazılım firmanıza sorun. Hazır bağlantı yoksa, ucuz görünen entegratör size ek geliştirme maliyeti olarak dönebilir.

Bu hafta yapılacak iş: geçen yılın fatura adedini çıkarın, yazılım firmanıza desteklenen entegratör listesini sorun, üç firmadan yukarıdaki başlıklara göre yazılı teklif isteyin. Karar, tabloyu doldurduğunuzda kendiliğinden netleşiyor.