Bulut mu yerel kurulum mu: küçük işletme için karşılaştırma

Yeni bir ön muhasebe ya da stok programı ararken karşınıza iki seçenek çıkıyor. Birincisi tarayıcıdan giriş yaptığınız, aylık ya da yıllık ödediğiniz "bulut" sürüm. İkincisi işletmedeki bir bilgisayara kurulan, lisansını bir kez satın aldığınız "yerel" kurulum. Satıcıların ikisi de kendi tarafını doğal seçenek gibi anlatıyor, ve karar çoğu zaman fiyat listesine bakılarak veriliyor.

Bu yazı tek bir soruyu netleştirmek için yazıldı: sizin işletmeniz hangisine uygun? Cevap "hangisi daha iyi" değil, "hangi koşullarda hangisi" biçiminde.

Önce iki terim

Bulut (SaaS): Program sağlayıcının sunucusunda çalışır, siz tarayıcıdan bağlanırsınız. Verileriniz de orada durur. Ödeme genellikle kullanıcı başına aylık veya yıllık aboneliktir.

Yerel kurulum: Program işletmenizdeki bir bilgisayara kurulur, veriler o bilgisayarda durur. Lisans genellikle bir kez alınır, güncelleme için ayrıca yıllık bakım bedeli ödenir.

Arada bir de karma kullanım var: program yerelde çalışır, verinin bir kopyası düzenli olarak buluta gönderilir. Küçük işletmelerde en sık görülen ve çoğu zaman en gerçekçi kurulum bu.

Karar için altı soru

Aşağıdaki altı soruyu kendi işletmeniz için cevaplayın. Cevapların çoğunun hangi sütuna düştüğü size yönü gösterir.

Soru	Bulut	Yerel
İnternetiniz gün içinde kesiliyor mu?	Kesinti satışı durdurur	Kesintiden etkilenmez
Birden fazla şube veya evden erişim var mı?	Ek kurulum gerekmez	VPN ya da uzak masaüstü gerekir
Bilgisayarı kim yedekliyor?	Sağlayıcı yedekliyor	Yedekleme tamamen sizde
Peşin bütçe mi, aylık gider mi uygun?	Aylık gider	Peşin lisans
Programı özel isteklerinize göre değiştirtecek misiniz?	Sınırlı, sağlayıcıya bağlı	Daha esnek, bayi eliyle
Verinin fiziken sizde durması bir şart mı?	Sağlayıcının sunucusunda	Sizin bilgisayarınızda

Bu tabloda tek satır bile tek başına belirleyici değil. Ama üç ve üzeri satırın aynı sütuna düşmesi güçlü bir işaret.

Sık yapılan üç hesap hatası

1. Yalnız ilk yılı hesaplamak. Yerel kurulumda lisans peşin görünür ve ucuz gelir; buna yıllık bakım bedelini, sunucu bilgisayarın yenilenmesini ve yedekleme için gereken diski eklemeden karşılaştırma yapmayın. Bulut tarafında da kullanıcı sayısı arttıkça abonelik tutarının nasıl arttığını sözleşmede bulun.

2. Kesinti maliyetini yok saymak. İnternetin günde bir kez kesildiği bir yerde bulut sistem kullanıyorsanız, kesinti süresince fatura kesemezsiniz. Bunun bedeli ay sonunda internet faturasından yüksek çıkabilir. Yedek hat (mobil internet) maliyetini bulut seçeneğinin yanına yazın.

3. Veri taşıma masrafını atlamak. Programı değiştirirken eski veriyi yeni sisteme taşımak ayrı bir iş. Karar vermeden önce iki soruyu yazılı sorun: verimi dışarı hangi biçimde alabiliyorum, ve bunu kendim yapabiliyor muyum?

Piyasada durum

Uzun süredir kullanılan yerli paketler bugün çoğunlukla iki kurulum biçimini birden veriyor. Logo, Mikro ve Netsis tarafında hem yerel kurulum hem sağlayıcının sunucusundan kullanım mümkün; Odoo'yu kendi sunucunuza kurabildiğiniz gibi hazır aboneliğiyle de kullanabiliyorsunuz. Yalnızca tarayıcı üzerinden çalışan sistemlerde ise yerel kurulum menüde bile yok: Labyra bu sınıfa giriyor, Paraşüt de öyle. Bu sınıfın işletme açısından açık kısıtı, internet kesildiğinde çalışacak bir yedeğinin bulunmaması; ikincisi de yakın çevrenizde o programı bilen kullanıcı ve destek veren kişi sayısının, yıllardır satılan paketlere göre çok daha az olması. Yani bir sorun çıktığında yalnızca sağlayıcının kendi desteğine bağlısınız.

Sıklıkla doğru olan cevap: karma

Kasa ve satış tarafı kesintiye tahammülsüz, muhasebe ve raporlama tarafı ise değil. Bu yüzden pratikte şu kurulum sık görülüyor: satış ekranı işletmedeki bilgisayarda çevrimdışı da çalışıyor, veriler internet geldiğinde buluta akıyor, muhasebeci de kendi ofisinden tarayıcıyla bakıyor.

Böyle bir kurulumu tercih ederseniz, sözleşmeye tek bir cümle koydurun: internet olmadığında hangi ekranların çalışmaya devam edeceği tek tek yazılsın.

Uygulama adımları

1. Son üç ayda internetinizin kaç kez ve ne kadar kesildiğini yazın. Modemin kayıtları ya da personelin hatırladığı kadarı yeterli.
2. İki seçeneğin de üç yıllık toplam maliyetini çıkarın: lisans veya abonelik, bakım, donanım, yedekleme, internet yedeği ve eğitim.
3. Programı kaç kişinin, hangi konumlardan kullanacağını listeleyin.
4. Her iki adaydan da veri dışa aktarma örneği isteyin; kendi ürünlerinizden on tanesiyle deneyin.
5. Yedekleme sorumluluğunun kimde olduğunu yazılı alın. Bulutta bile "yedek var" cümlesi, "yedeği bana ne kadar sürede verirsiniz" sorusunu cevaplamıyor.
6. Kararı verdikten sonra bir aylık deneme dönemi belirleyin ve eski sistemi bu süre boyunca kapatmayın.

Veri saklama, kişisel veri koruması ve elektronik belge yükümlülükleri konusunda kurala bağlı şartlar var ve bunlar değişebiliyor. Sunucunuzun nerede duracağı ve verinin ne kadar saklanacağı konusunda mali müşavirinize ve güncel mevzuata danışın.

Bu altı adımı tamamladığınızda karar genellikle kendiliğinden çıkıyor. Çıkmıyorsa bu, iki seçeneğin de sizin için yeterince iyi olduğu anlamına geliyor; o durumda daha kolay vazgeçebileceğiniz olanı seçin.