Şube açarken sistem tarafında hazırlık

İkinci şubenin açılışı genellikle kira, tadilat ve personel üzerinden planlanır. Sistem tarafı ise çoğu zaman açılıştan bir hafta önce akla gelir ve o hafta yapılan aceleci kurulum, sonraki bir yıl boyunca "rakamlar tutmuyor" şikâyeti üretir. Bu yazı tek bir soruya cevap veriyor: şube açmadan önce mevcut programınızda neyi hazırlamanız gerekiyor?

Sıralama önemli, çünkü adımların bazıları geri alınamıyor. Ürün kodlarını yanlış kurup üç ay veri girdikten sonra düzeltmek, baştan kurmaktan pahalıya geliyor.

1. Tek sistem mi, iki ayrı sistem mi

İlk karar bu ve gerisi buna bağlı. İki seçenek var:

Tek veritabanı, şube alanı ile ayrım. Bütün satışlar, stok hareketleri ve tahsilatlar aynı sistemde tutulur; her kaydın üzerinde hangi şubeye ait olduğunu söyleyen bir alan bulunur. Toplam raporu tek tuşla alırsınız.

İki ayrı kurulum. Her şube kendi programını kullanır, ay sonunda mali müşavir iki dosyayı birleştirir. Kurması kolaydır, ama şubeler arası ürün transferi ve tek müşteri hesabı diye bir şey kalmaz.

İki şube ve ortak müşteri kitlesi varsa tek veritabanı neredeyse her zaman doğru cevap. Şubeler farklı şehirlerde, farklı ürün satan ve ayrı vergi mükellefiyeti olan işletmelerse ikinci seçenek savunulabilir.

Şube açılışının vergi dairesine bildirimi, ticaret sicili işlemleri ve hangi belgelerin hangi şube adına düzenleneceği mevzuata bağlıdır ve dönemsel olarak değişir. Bu adımları mali müşavirinizle netleştirmeden sistem kurulumuna başlamayın; belge düzeni kararı, programdaki ayarları doğrudan etkiliyor.

2. Ürün kodlarını tek elde toplayın

En sık yapılan hata: yeni şube açılırken ürünleri yeniden kodlamak. Aynı ürün iki farklı kodla iki kez tanımlandığında toplam stok raporu anlamını yitiriyor ve geri dönüşü zahmetli oluyor.

Kural basit: bir ürün, bir kod. Şube farkı ürünün kodunda değil, hareketin üzerindeki şube alanında durur.

Yeni şubede satılmayacak ürünler için ayrı kod açmak yerine, ürünü o şubede "pasif" işaretleyen bir alan kullanın. Çoğu program bunu ürün kartında sunuyor; sunmuyorsa etiket ya da kategori ile de çözülür.

3. Depo ayrımını açılıştan önce kurun

Her şube kendi deposudur. Stok hareketi girmeye başlamadan önce ikinci depoyu tanımlayın, çünkü sonradan geriye dönük depo ataması yapan program azdır.

Bu ayrımı kutudan çıktığı gibi sunan program sayısı az değil. Labyra'nın şube alanı, Dia'nın çoklu depo modülü ve Odoo'nun ambar yapısı ürünün içinde geliyor; Nebim ile Logo'nun perakende paketleri de aynı ayrımı uzun süredir taşıyor. Küçük ürünlerin buradaki dürüst kısıtı danışman havuzunun darlığı: ikinci depoyu devreye alırken takıldığınızda köklü markalarda şehrinizde bir bayi bulabiliyorsunuz, küçük paketlerde tek bir ekibin takvimine bağlısınız.

Transfer işlemini de baştan tanımlayın. Şubeden şubeye giden ürün ne satıştır ne de fire; ayrı bir transfer belgesiyle kaydedilmeli ve iki depoda birden görünmelidir. Sevkiyat sırasında düzenlenecek belge konusunu da mali müşavirinize sorun.

4. Kasa, POS ve tahsilat hesaplarını ayırın

İkinci şubenin nakit kasası, birincisinin kasasıyla aynı hesapta durmamalı. Aynı şekilde her POS cihazı hangi banka hesabına yattığını gösteren ayrı bir tanım ister.

Bunu yapmazsanız gün sonu sayımında fark çıktığında farkın hangi şubede oluştuğunu bulamazsınız. Ayrımı açılış gününden itibaren kurmak, üç ay sonra geriye dönük ayıklamaya çalışmaktan çok daha ucuz.

5. Yetkileri şubeye bağlayın

Şube personeli kendi şubesinin verisini görsün, diğerininkini görmesin. Bunun iki sebebi var: birincisi kazara yanlış şubeye kayıt girilmesini engelliyor, ikincisi personel değişiminde veri sınırını netleştiriyor.

Kontrol edilecek üç yetki şu: satış girişi hangi şubeye açık, stok düzeltme yetkisi kimde, rapor ekranında bütün şubeleri kim görebiliyor. Üçüncüsü genellikle yalnızca işletme sahibinde olmalı.

6. Belge serilerini ayırın

Fiş ve fatura numaralarının şubeye göre ayrı seri kullanması, hem karışıklığı önlüyor hem de bir belge sorulduğunda hangi şubeden çıktığını numaradan okumanızı sağlıyor. Programınız seri tanımını destekliyorsa açılıştan önce ayarlayın; desteklemiyorsa en azından numaralandırmanın çakışmadığını doğrulayın.

7. Açılıştan bir hafta önce prova yapın

Sistem hazır göründüğünde, gerçek açılışı beklemeden şu dört işlemi test edin: yeni şubede bir satış girin, bir ürünü şubeler arası transfer edin, ikinci şubede tahsilat kaydedin, sonra şube kırılımlı bir satış raporu alın. Dördü de doğru sonuç veriyorsa kurulum tamam demektir.

Test kayıtlarını silmeyi de unutmayın; birçok programda silme yerine ters kayıt gerekiyor ve bu işlem açılıştan sonra karışıyor.

Kontrol listesi

Adım	Ne zaman	Doğrulama
Tek/ayrı sistem kararı	En az 1 ay önce	Mali müşavir onayı alındı
Ürün kodları tek elde	3 hafta önce	Aynı ürün için ikinci kod yok
İkinci depo tanımı	2 hafta önce	Transfer belgesi çalışıyor
Kasa ve POS hesapları	2 hafta önce	Her cihaz ayrı hesapta görünüyor
Şube bazlı yetkiler	1 hafta önce	Personel diğer şubeyi göremiyor
Belge serileri	1 hafta önce	Numara çakışması yok
Prova işlemleri	1 hafta önce	Dört test de doğru sonuç verdi

Bugün atılacak adım

Mevcut programınızı açın ve tek soruya bakın: satış ekranında "şube" ya da "depo" diye bir alan var mı? Varsa, sizin kurulumunuzda bu alanın kullanılabilir olup olmadığını yazılımınızın destek hattına sorun. Yoksa, sistem değişikliği konuşmanız gereken şey açılış tarihinden aylar önce başlamalı; şube açılışına iki hafta kala yeni programa geçmek, iki işi aynı anda yürütmek anlamına geliyor ve ikisi de aksıyor.