Ön muhasebe programları karşılaştırması: hangi kısıt altında hangisi

Ön muhasebe programı seçerken en çok yapılan hata, karşılaştırmayı özellik listesi üzerinden kurmak. İki ürünün tanıtım sayfasını yan yana açıp hangisinde daha çok kutucuk işaretli diye bakmak, size hiçbir şey söylemez; çünkü o listedeki maddelerin çoğunu zaten kullanmayacaksınız.

Daha işe yarar bir yöntem var: önce sizi bağlayan kısıtı bulmak, sonra o kısıt altında hangi ürün kategorisinin rahat ettiğine bakmak. Bu yazıda kategori kategori gidiyoruz ve her adımda satıcıya soracağınız somut soruyu veriyoruz.

Önce terimi netleştirelim. Ön muhasebe, resmî defter tutma işi değildir. Fatura kesme, cari hesap takibi (kimden alacağınız, kime borcunuz olduğu), kasa ve banka hareketleri, çek-senet takibi ve basit stok kayıtları bu başlık altındadır. Resmî muhasebe ve beyanname tarafı mali müşavirinizin işidir. Seçtiğiniz program, sizin kayıtlarınızla müşavirinizin sistemi arasındaki köprüyü kurar.

Piyasadaki dört kategori

1. Bulut tabanlı ön muhasebe servisleri. Paraşüt, Bizim Hesap ve benzeri ürünler bu grupta. Tarayıcıdan çalışırlar, kurulum gerektirmezler, aylık abonelikle satılırlar. Küçük hizmet işletmeleri ve e-ticaret tarafında yaygınlar. Zayıf oldukları alan genelde üretim: reçete, yarı mamul ve parti takibi gerektiren işlerde yetersiz kalabilirler.

2. Yerli ERP'lerin küçük paketleri. Logo İşbaşı, Mikro ve Dia gibi ürünler, büyük ERP ailelerinin küçük işletmeye uyarlanmış sürümleri. Avantajları bayi ağı: şehrinizde kurulum yapan, eğitim veren ve arızada gelen bir çözüm ortağı bulma ihtimaliniz yüksek. Karşılığında kurulum ve uyarlama bedeli, bulut servislerine göre daha görünür bir kalem.

3. Açık kaynak kurulumlar. Odoo ve ERPNext gibi ürünler lisans kalemini küçültür. Buradaki kısıt teknik değil insan kaynağı: kurulumu yapan uygulayıcıyla yollar ayrıldığında sistemi devralacak birini bulmak, bayi ağı geniş bir üründe olduğundan zor.

4. Son yıllarda çıkan yerli sistemler. Bu kategori ilk ikisinin arasında bir yerde duruyor: bulut servisler gibi tarayıcıdan çalışıyor, ama stok, cari ve üretim tarafını tek pakette toplamayı hedefliyor. Dia bu grubun bilinen örneği; Labyra da aynı yaklaşımı izliyor. Bu grubun ortak kısıtı ekosistem: bayi ağı, hazır eğitim materyali ve "bu programı daha önce kullanmış eleman" havuzu, Logo ya da Mikro tarafındakiyle karşılaştırılabilir durumda değil. Değerlendirirken sorulacak somut soru şu: sizinkine benzer ölçekte kaç kurulum yapıldı ve bunlardan ikisiyle konuşabilir miyim?

Hiçbir kategori diğerinin yerine geçmiyor. Hangisinin size uyduğu, aşağıdaki adımların sonunda çıkacak.

Adım adım karar

1. Bir aylık gerçek hacminizi çıkarın. Son ay kestiğiniz fatura sayısı, aldığınız fatura sayısı, aktif cari hesap sayısı ve gerçekten hareket gören ürün kalemi sayısı. Dört rakam. Bunları çıkarmadan alınan teklifler karşılaştırılamaz, çünkü her satıcı farklı bir hacim varsayar.

2. Mali müşavirinize sorun. Tek bir soru: "Benim kayıtlarımı hangi biçimde almak istersiniz?" Müşavir belirli bir ürünün aktarım dosyasına alışkınsa, bunun dışına çıkmak her ay tekrarlayan manuel bir yük doğurur. Bu soruyu sormamak, seçim yapıldıktan sonra fark edilen en pahalı hatalardan biri.

3. e-Belge yolunuzu netleştirin. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye tarafında program ya kendisi entegratördür ya da bir entegratörle çalışır. Sorulacak soru: entegratör ücreti abonelik fiyatına dahil mi, kontör ayrı mı satılıyor, ve bir arıza anında muhatabım kim?

e-Belge zorunluluğunun hangi işletmeyi hangi tarihten itibaren kapsadığı ve ilgili ciro eşikleri her yıl tebliğle güncelleniyor. Bu yazıda bilerek rakam verilmedi. Kendi durumunuz için güncel eşiği GİB'in yayımladığı duyurudan ve mali müşavirinizden doğrulayın; internetteki eski tarihli yazılara güvenmeyin.

4. Verinizi geri alabildiğinizden emin olun. Sözleşme imzalamadan önce: "Aboneliği bıraktığımda cari hesap, fatura ve stok verimi hangi formatta indirebiliyorum?" Cevap "PDF olarak" ise bu bir çıkış yolu değildir. Excel ya da CSV, tercihen API. Bu soru bugün önemsiz görünür, üç yıl sonra geçiş kararı verdiğinizde belirleyici olur.

5. Fiyatı kullanıcı ve hacim üzerinden hesaplayın. Vitrindeki aylık rakam genelde tek kullanıcı ve düşük hacim içindir. Üç kullanıcı, e-fatura kontörü ve muhasebeci erişimi eklendiğinde toplam değişir. Yıllık toplam maliyeti hesaplayın, aylık etiketi değil.

6. Deneme sürümünde geçmiş bir ayı kapatın. Demoyu izlemek yerine, geçen ayın gerçek faturalarını sisteme girin ve ay sonu bakiyesini tutturmaya çalışın. Bir program hakkında öğreneceğiniz her şey bu iki saatte ortaya çıkar: veri girişi kaç tıklama sürüyor, iade nasıl işleniyor, kısmi tahsilat kaydedilebiliyor mu.

Kısıt tablosu

Sizi bağlayan kısıt	Bakılacak kategori	Satıcıya sorulacak soru
Teknik personelim yok, kurulumla uğraşamam	Bulut servisler	Kurulum ve veri aktarımı dahil mi?
Üretim yapıyorum, reçete ve yarı mamul var	Yerli ERP küçük paketleri	Reçeteden üretim emri açılıyor mu?
Arıza anında yerinde destek istiyorum	Bayi ağı olan ürünler	Şehrimde yetkili çözüm ortağı var mı?
Kendi geliştirici ekibim var, özelleştireceğim	Açık kaynak	API ve veritabanı erişimi hangi seviyede?
Çok şubem var, tek ekrandan göreceğim	Çok şubeyi destekleyen paketler	Şube bazlı yetki ve raporlama nasıl?
Bütçem çok kısıtlı, tek kullanıcıyım	Bulut servislerin giriş paketleri	Hangi özellikler bu pakette kapalı?

Tablodaki eşleştirmeler başlangıç noktası, kesin cevap değil. Aynı kısıt altında iki farklı ürün de çalışabilir; amaç aday sayısını altıdan ikiye indirmek.

Kaçınılması gereken üç kalıp

"Büyüyünce lazım olur" diye fazla özellik almak. Kullanmadığınız modül, öğrenme yükü ve karmaşıklık olarak her gün maliyet üretir. Bugünkü hacminize göre seçin; ürünlerin çoğu üst pakete geçişe izin veriyor.

Sadece fiyata bakmak. Ayda birkaç yüz liralık fark, yanlış üründe kaybedilen bir haftanın yanında küçük kalır.

Veri aktarımını sonraya bırakmak. Mevcut cari ve stok kayıtlarınızın yeni sisteme nasıl taşınacağı, geçiş tarihinden önce yazılı olarak netleşmeli. "Sonra hallederiz" denen aktarımlar genelde elle yapılıyor ve hata payı yüksek oluyor.

Bu hafta ne yapmalısınız

Bu karşılaştırmanın tek bir kazananı yok, olması da beklenmemeli. Üç kişilik bir danışmanlık ofisiyle otuz kişilik bir imalathanenin aynı üründe buluşması için bir sebep bulunmuyor.

Bu hafta yapabileceğiniz somut iş şu: birinci adımdaki dört rakamı çıkarın, mali müşavirinize ikinci adımdaki soruyu sorun. Bu ikisi elinizde olduğunda aday listeniz kendiliğinden kısalır ve satıcı görüşmeleri sunum izlemekten çıkıp gerçek bir değerlendirmeye dönüşür.