Konsinye ve emanet stok takibi

Deponuzda duran her mal sizin değildir. Bir tedarikçi satılırsa parasını almak üzere ürününü size bıraktıysa, o mal fiziksel olarak sizde ama mülkiyeti hâlâ karşı tarafta. Tersi de olur: bayinize teşhir için gönderdiğiniz ürünler sizin stoğunuzdadır, ama başka bir adreste durur. İkisine birden konsinye ya da emanet stok deniyor ve takibi karıştığında ortaya çıkan zarar, satılan malın kendi bedelinden büyük olabiliyor.

Bu yazı tek bir soruya cevap veriyor: kendinizde olmayan ya da sizde olup size ait olmayan malı, elle tutulan bir defterden daha güvenilir biçimde nasıl takip edersiniz.

Önce iki kavramı ayırın

Konsinye satış, malın mülkiyeti sizde kalarak bir başkasının satış noktasında durmasıdır. Satış gerçekleştiğinde mülkiyet alıcıya geçer ve faturayı o anda kesersiniz.

Emanet stok, size ait olmayan bir malın geçici olarak sizde bulunmasıdır. Tamir için gelen bir cihaz, denemeye bırakılan bir makine ya da ödemesi yapılmamış bir sevkiyat bu tanıma girer.

İkisinin ortak noktası şudur: mal fiziksel olarak bir yerde, mülkiyet başka yerdedir. Stok programınız bu ikisini ayırt edemiyorsa, envanter raporunuz her ay yanlış çıkar.

Adım adım kurulum

1. Sözleşmeyi yazın. Kim, hangi ürünü, ne kadar süreyle, hangi koşulla bırakıyor? Satılmayan malın iadesi kimin masrafında? Hasar ve kayıp kime yazılıyor? Mutabakat hangi sıklıkta yapılacak? Bu dört maddesi olmayan bir konsinye ilişkisi, ilk anlaşmazlıkta çözümsüz kalıyor.

2. Ayrı depo tanımlayın. Konsinye malı ana deponuzun içine karıştırmayın. Programınızda "Konsinye – Müşteri A" ve "Emanet – Tedarikçi B" gibi ayrı depo kayıtları açın. Böylece satılabilir stok raporu ile fiziksel sayım birbirinden ayrılır.

3. Sevkiyatı belgeleyin. Malın çıkışı ve girişi belgeye bağlanmadan yapılırsa, aradan üç ay geçtiğinde kimsenin kimde ne olduğunu hatırlama şansı yok. Her hareket bir belge numarasıyla eşleşsin.

4. Mutabakat takvimini kurun. Ayda bir, karşı tarafla eldeki miktarı karşılaştırın. Fark çıktığında bunu ertelemeyin; farklar birikince kaynağı bulunamaz hale geliyor.

5. Satış bildirimini faturalamaya bağlayın. Konsinyede fatura, satış gerçekleştiğinde kesilir. Bu yüzden karşı tarafın satış bildirimi sizin faturanızın tetikleyicisidir. Bildirim gecikirse hem tahsilat hem kayıt gecikir.

6. Fiziksel sayıma dahil edin. Yıl sonu sayımında emanet mal ayrı bir liste olarak sayılır ve kendi stoğunuzla toplanmaz.

Konsinye satışta faturanın hangi anda kesileceği, emanet malın kayıtlarda nasıl gösterileceği ve bunlara ilişkin belge düzeni vergi mevzuatıyla belirlenir; ayrıntılar dönem dönem değişir. Bu yazıda bilerek oran ya da süre verilmiyor. Kendi işleyişinizi kurmadan önce mali müşavirinizle görüşün ve güncel düzenlemeyi doğrulayın.

Program tarafında ne aramalısınız

Hazır bir stok programı değerlendiriyorsanız, konsinyeyi nasıl karşıladıklarına göre üç kümeye ayırabilirsiniz. Nebim ve Mikro gibi perakendeye odaklanmış paketlerde emanet stok ayrı bir depo tipi olarak uzun süredir tanımlı ve mağaza ağı olan işletmelerde oturmuş durumda. Odoo tarafında aynı iş yapılabiliyor, ancak Türkçe uyarlama ve süreç kurgusu büyük ölçüde size veya danışmanınıza kalıyor. Üçüncü kümede kobi ölçeğine göre yazılmış yeni yerli programlar var; bu kümede Dia'yı ve Labyra'yı sayabilirsiniz, ikisinde de emanet için ayrı depo açmak kutudan geliyor. Buradaki dürüst kısıt, konsinyeyi yıllardır kurmuş danışman sayısının azlığı: takıldığınızda soracağınız kişi havuzu, Logo tarafındakinin yanında küçük kalıyor ve kurulumun bir kısmını kendiniz düşünmek zorunda kalabilirsiniz.

Marka fark etmeksizin bakmanız gereken dört yetenek şu:

Kontrol	Neden önemli
Depo bazlı stok raporu	Satılabilir mal ile emanet malı ayırır
Mülkiyet alanı	Aynı depoda farklı sahipli mal tutulabilmesini sağlar
Hareket geçmişi	Farkın hangi tarihte oluştuğunu bulmanızı sağlar
Sayım desteği	Emaneti ayrı listede sayabilmenizi sağlar

Bu dördünden biri yoksa, o eksiği elle tutulan bir tabloyla kapatmanız gerekir ve tablo ile program arasındaki fark ilk üç ayda açılmaya başlar.

En sık yapılan üç hata

Emanet malı satılabilir stokta göstermek. Sipariş alırken program size stok var diyor, mal aslında sizin değil. Bu hata müşteriye taahhüt verildikten sonra ortaya çıkıyor ve düzeltmesi pahalı oluyor.

Mutabakatı satış olmadıkça yapmamak. Hareket olmayan dönemlerde de sayım gerekir; kayıp, hasar ve yanlış sevkiyat satış olmadan da gerçekleşir.

İadeyi kayıtsız yapmak. Satılmayan mal geri gönderilirken belge kesilmezse, iki tarafın kaydı kalıcı olarak ayrışır. İade de en az sevkiyat kadar belgeye bağlı bir harekettir.

Ölçeğiniz küçükse tabloyla da yürür

On kalemden az emanet malı olan bir işletmenin program değiştirmesine gerek yok. Tek bir tabloda şu sütunlar yeterli: ürün, miktar, karşı taraf, bırakılma tarihi, belge numarası, son mutabakat tarihi. Kritik olan sütun sonuncusu; mutabakat tarihi boş kalan satır, doğruluğu bilinmeyen satırdır.

Tablo yaklaşımının sınırı, kalem sayısı değil hareket sıklığıdır. Ayda birkaç giriş çıkış varsa tablo yeterli. Haftada birden fazla hareket başladığında elle tutulan kayıt gerçeği takip edemiyor.

Bu hafta yapılacak

Deponuzda size ait olmayan malların listesini çıkarın ve her satırın yanına karşı tarafın adını, bırakılma tarihini ve belge numarasını yazın. Belge numarası bulunamayan satırlar, ilk kapatmanız gereken açıklardır. Ardından karşı tarafla bu listeyi karşılaştırın; ilk mutabakatta çıkan fark, sisteminizi kurarken hangi adımdan başlamanız gerektiğini size zaten söyleyecek.