Tedarikçi fiyat listesini sisteme aktarmanın pratik yolu

Ayın başında e-postanıza dört tedarikçiden dört fiyat listesi düşüyor. Biri Excel, biri PDF, biri e-postanın gövdesine yapıştırılmış bir tablo, biri de WhatsApp'tan gelen bir fotoğraf. Hepsinin sonunda aynı iş var: bu fiyatları sisteme geçirmek.

Çoğu işletmede bu iş elle yapılıyor. Elle yapıldığı için de ya geç yapılıyor ya eksik yapılıyor. Sonuç, kasada eski fiyattan satış ya da tedarikçiye yanlış tutardan sipariş.

Bu yazı, o işi tekrarlanabilir bir düzene sokmanın yolunu anlatıyor.

Önce terimi netleştirelim: eşleştirme nedir

Aktarımın tamamı tek bir şeye bağlı: tedarikçinin listesindeki satırın, sizin sistemdeki hangi ürüne denk geldiğini bilmek. Buna eşleştirme deniyor.

Burada en sık yapılan hata, eşleştirmeyi ürün adı üzerinden kurmak. Tedarikçi "Ayçiçek Yağı 5 L" yazar, siz "Ayçiçek Yağı 5L" tutarsınız, aradaki boşluk yüzünden eşleşme tutmaz. Ertesi ay tedarikçi adı "5 Lt Ayçiçek" diye değiştirir, bu kez hiç tutmaz.

Eşleştirme sabit bir kimlik üzerinden kurulur. En sağlamı barkod, ikinci sırada tedarikçinin kendi ürün kodu. Ürün adı yalnızca gözle kontrol için kullanılır, eşleştirme ölçütü olarak değil.

Adım adım aktarım

1. Tedarikçiden sabit biçim isteyin. Bu, listenin tamamını düzeltmekten çok daha kolay bir konuşma. Tedarikçinizden her ay aynı sütun düzeninde bir Excel dosyası istemek çoğu zaman kabul görür. Dört sütun yeter: tedarikçi ürün kodu, barkod, ürün adı, birim fiyat. Fotoğraf ya da PDF gönderen tedarikçiye "aynı bilgiyi Excel olarak da atabilir misiniz" demek, ayda bir saatlik iş kurtarır.

2. Sistemdeki ürün kartlarına tedarikçi kodunu yazın. Bu bir kereye mahsus iştir ve aktarımın tamamı buna dayanır. Ürün kartında tedarikçi kodu alanı yoksa, sisteminizde bu alanın olup olmadığını satıcınıza sorun; yoksa serbest bir alan bu iş için ayrılabilir.

3. Aktarımdan önce bir önizleme alın. İyi bir içe aktarma ekranı, değişiklikleri uygulamadan önce size gösterir: kaç ürün eşleşti, kaç satır eşleşmedi, hangi fiyat ne olacak. Bu ekranı atlayıp doğrudan "aktar" demek, geri alınması zor bir işlem.

4. Eşleşmeyen satırları ayrı ele alın. Eşleşmeyen her satır iki şeyden birini gösterir: ya o ürün sizde yok (yeni ürün olabilir), ya da kod yanlış yazılmış. İkisi farklı işlerdir ve karıştırılmamalıdır. Eşleşmeyen satırları toplu şekilde yeni ürün olarak açmak, kataloğunuzda ikiz kayıtlar yaratır.

5. Sapma kontrolü yapın. Aktarımdan sonra, fiyatı belirli bir orandan fazla değişen ürünleri listeleyin. Tedarikçinin dosyasındaki bir yazım hatası, tek bir ürünün alış fiyatını on katına çıkarabilir ve bu hata kimse bakmazsa raf etiketine kadar gider.

6. Geri alma yolunu önceden bilin. Aktarımı yapmadan önce sorulacak soru şu: bu işlem yanlış giderse eski fiyatlara nasıl dönerim. Cevabı bilmeden aktarım yapmayın.

Hangi yazılım bu işi nasıl yapıyor

Toplu fiyat aktarımı, programdan programa en çok değişen özelliklerden biri. Logo ve Netsis gibi köklü paketlerde bu iş genellikle ayrı bir aktarım modülü üzerinden, tanımlanabilir şablonlarla yürüyor; şablonu kurmak teknik bilgi istiyor ama kurulduktan sonra her biçime uyarlanabiliyor. Paraşüt ve Dia tarafında hazır bir Excel kalıbı indirip doldurma mantığı hâkim, bu da kurulumu kolaylaştırıyor ama tedarikçinin dosyasını kalıba dönüştürme işini size bırakıyor. Labyra ile Odoo'nun da içinde bulunduğu, açık kaynak ERPNext tabanı üzerine kurulan sistemlerde aktarım ekranı ürünle birlikte geliyor ve önizleme adımı standart; buradaki kısıt, bu tabandaki ürünlerin tedarikçi biçimlerine hazır şablon havuzunun köklü paketlerdekinden küçük olması, yani ilk şablonu kendinizin ya da satıcının kurması gerekiyor.

Karşılaştırmanın sonucu duruma bağlı: tedarikçi sayınız az ve biçimleri sabitse hazır kalıp mantığı yeterli, tedarikçi sayınız çok ve her biri farklı biçim gönderiyorsa tanımlanabilir şablon desteği olan bir paket uzun vadede daha az iş çıkarır.

Kontrol listesi

Kontrol	Neden önemli
Ürün kartlarında tedarikçi kodu dolu mu	Eşleştirmenin dayandığı tek sabit alan
Tedarikçi dosyası her ay aynı sütun düzeninde mi	Değişen düzen her ay yeniden iş demek
Aktarım öncesi önizleme alındı mı	Geri alınamaz hatayı önleyen tek adım
Eşleşmeyen satırlar ayrıca incelendi mi	Toplu açmak ikiz ürün kaydı yaratır
Fiyatı aşırı değişen ürünler gözden geçirildi mi	Tedarikçi dosyasındaki yazım hatasını yakalar
Eski fiyatlara dönüş yolu biliniyor mu	Hata sonrası kurtarma planı

Alış fiyatı değişikliklerinin satış fiyatına ve kâr hesabına yansıması, kayıt düzeniniz ve tabi olduğunuz usule göre farklılık gösterir. Fiyat güncelleme düzeninizi kurarken muhasebe tarafındaki etkisini mali müşavirinizle konuşun.

Bu ay yapılacak iş

En çok alışveriş yaptığınız tek tedarikçiyi seçin ve yalnızca onun için bu düzeni kurun. Ürün kartlarına o tedarikçinin kodlarını yazın, ondan sabit biçimde bir dosya isteyin, bir kez önizlemeli aktarım deneyin.

Tek tedarikçide çalışan düzen, ikincisine geçtiğinizde yarım saatlik iş olur. Altı tedarikçiyi aynı anda düzene sokmaya kalkmak ise genellikle hiçbirinin bitmemesiyle sonuçlanır.