Ürün kartı açarken hangi alanlar zorunlu olmalı
Ürün kartındaki hangi alan boş bırakılamaz? Kararın tek ölçüsü var: alan boş kaldığında ileride duran bir iş var mı. Sekiz alan, bir kontrol listesi ve bugün yapılacak denetim.
Yeni bir ürünü sisteme girerken karşınıza otuz alanlı bir ekran çıkıyor ve bunların çoğu boş bırakılabiliyor. İlk gün kimse rahatsız olmuyor. Altı ay sonra depo sayımında aynı ürünün iki farklı kartla iki ayrı raflarda durduğunu gördüğünüzde, sorun o boş bırakılan alanlardan çıkıyor.
Zorunlu alan kararının tek bir ölçüsü var: bu alan boş kaldığında ileride hangi iş duruyor? Duran bir iş yoksa alan zorunlu olmamalı. Duran bir iş varsa, o alan doldurulmadan kaydın kapanmaması gerekiyor.
Aşağıdaki liste, ürün kartında bu ölçüyü geçen alanları sırayla anlatıyor.
1. Ürün kodu
Kart açılırken belirlenen ve bir daha değişmeyen alan. İki kuralı var:
Anlam yüklemeyin. "KRM-KIRMIZI-42" gibi bir kod, ürünün rengi ya da bedeni değiştiğinde yalan söylemeye başlıyor. Kodu anlamsız ve kısa tutup, anlamı kategori ve özellik alanlarına bırakın.
Silinen kodu yeniden kullanmayın. Kapattığınız bir ürünün kodunu yeni bir ürüne verdiğinizde, eski satış ve stok hareketleri yeni ürünün üstüne biner. Geçmiş raporlar sessizce bozulur.
2. Ürün adı ve yazım kuralı
Ad alanı zaten zorunludur; asıl mesele nasıl yazıldığı. Aynı ürünün "Ayçiçek Yağı 5 L", "5 lt ayçiçek yağı" ve "AYÇİÇEK YAĞI 5LT" olarak üç kez girilmesi, KOBİ ölçeğinde en sık görülen veri sorunu.
Bir sıra belirleyin ve yazılı hale getirin. Yaygın işleyen sıra: marka, ürün, özellik, miktar ve birim. Kim kart açarsa açsın aynı sırayı kullansın.
3. Birim ve birim çevrimi
Ürünü hangi birimden takip ettiğinizi baştan seçin: adet, kilogram, litre, koli. Koliyle alıp adetle satıyorsanız, çevrim oranı da kartın içinde tanımlı olmalı. Bu alan boş kaldığında stok sayımı ile alış faturası arasındaki fark, her sayımda elle kapatılan bir kaleme dönüşüyor.
4. Barkod
Ürünün üstünde barkod varsa karta girin. Kendi ürettiğiniz ürüne barkod verecekseniz, kendi kafanızdan numara üretmek yerine GS1 üzerinden alınan firma önekiyle üretin; aksi halde bir başka firmanın numarasıyla çakışma ihtimali var.
Birden fazla barkodu olan ürünler (eski ve yeni ambalaj) için sistemin çoklu barkod desteği olup olmadığını kart açmadan önce kontrol edin.
5. Vergi oranı
Satış tarafında en pahalı boş alan bu. Oran yanlış ya da eksikse hata faturaya yansıyor ve düzeltmesi kartı düzeltmekten çok daha zahmetli oluyor.
Vergi oranları tebliğle değişebiliyor ve ürün grubuna göre farklılaşıyor. Kartlara oran girmeden önce güncel durumu Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın; burada okuduğunuz hiçbir oranı varsayılan kabul etmeyin.
6. Kategori
Raporun tek dayanağı. Kategori boş bırakılan ürünler, "hangi grup ne kadar kâr bıraktı" sorusunun cevabında görünmez oluyor. Kategori ağacını iki seviyeden derin kurmayın; üç seviyenin altına inen KOBİ kurulumlarının çoğunda alt kategoriler zamanla boş kalıyor.
7. Tedarikçi ve tedarikçi ürün kodu
Aynı ürünü iki yerden alıyorsanız her ikisini de kartla ilişkilendirin. Tedarikçinin kendi kodunu da yazın: sipariş geçerken ve gelen irsaliyeyi eşleştirirken aradığınız alan bu olacak.
8. Raf ya da lokasyon
Deposu olan işletmelerde zorunlu, tek dükkânda çalışıyorsanız gereksiz. Ölçü şu: malı almaya giden kişi nereye bakacağını sistemden öğrenecekse alan zorunlu olmalı.
Zorunlu yapmayın
Fotoğraf, uzun açıklama, satış fiyatı ve minimum stok seviyesi ilk kayıtta zorunlu tutulduğunda, kart açan kişi ekranı geçmek için alanları rastgele dolduruyor. Bu, boş bırakmaktan daha kötü sonuç veriyor — çünkü boş alan raporda fark ediliyor, uydurma değer fark edilmiyor.
Kontrol listesi
| Alan | Zorunlu mu | Boş kalırsa duran iş |
|---|---|---|
| Ürün kodu | Evet | Stok hareketi eşleşmiyor |
| Ürün adı | Evet | Aynı ürün mükerrer kartla açılıyor |
| Birim | Evet | Sayım ile fatura tutmuyor |
| Birim çevrimi | Koli/adet farkı varsa | Alış ile satış miktarı çelişiyor |
| Barkod | Ürünün üstünde varsa | Kasada elle arama |
| Vergi oranı | Evet | Fatura hatalı çıkıyor |
| Kategori | Evet | Grup raporu eksik |
| Tedarikçi kodu | Sipariş veriliyorsa | Sipariş ve irsaliye eşleşmiyor |
| Raf / lokasyon | Deposu varsa | Mal bulunamıyor |
| Fotoğraf, açıklama | Hayır | — |
Bu ayarı sistemde nasıl açıyorsunuz
Alanı zorunlu işaretleme ayarı, köklü paketlerde yıllardır yönetici ekranında duruyor; Logo ve Netsis tarafında bu, kart tasarımı ekranından yapılıyor. Odoo ve ERPNext gibi açık kaynak kurulumlarında aynı işaret geliştirici modundan açılıyor ve kapatmayı unutursanız kullanıcıya teknik alanlar da görünüyor. Mikro ve Dia'da zorunluluk işareti kullanıcı ekranından geliyor, Labyra'nın ürün kartında da öyle. Bu son gruptaki kısıt göç tarafında: eski programdan gelen ürün listesini alan alan eşleştiren hazır bir dönüştürücü çoğu kurulumda yok, eşleştirme tabloyu elle düzenleyerek yapılıyor. Kart sayısı birkaç yüzse bir günlük iş, on binse projeye dönüşüyor.
Bugün yapılacak
Sistemdeki en son açılmış on ürün kartını açın ve yukarıdaki tabloyla karşılaştırın. Kaç tanesinde kategori boş, kaç tanesinde birim çevrimi eksik, kaç tanesinde ad yazım kuralına uymuyor — sayın. Üçten fazla eksik çıkıyorsa, yeni kart açmayı durdurup önce zorunlu alan ayarını yapın. Var olan kartları düzeltmek, yenilerini yanlış açmaya devam ederken mümkün olmuyor.