Ön muhasebe programı seçerken sorulacak 12 soru

Ön muhasebe ya da ERP seçimi, küçük bir işletmenin birkaç yılını bağlayan bir karar. Buna rağmen karar genelde iki demo toplantısı ve bir fiyat karşılaştırmasıyla veriliyor.

Demo toplantısında her ürün iyi görünür — çünkü demoyu satıcı sürüyor ve kendi bildiği yoldan gidiyor. Farkı ortaya çıkaran sorular başka.

Kullanım tarafı

1. Bir satış faturasını baştan sona kaç tıkla kesiyorum? Demoda sizden bunu kendinizin yapmasını isteyin. Satıcının kestiği fatura ile sizin kestiğiniz fatura arasındaki süre farkı, günlük hayatınızı belirleyecek olan sayı.

2. En sık yaptığım işlem kaç adımda yapılıyor? Her işletmenin bir "ana işlemi" var: perakendede satış, üretimde iş emri, hizmette teklif. Sistemin bu işlemi ne kadar kolaylaştırdığı, geri kalan tüm özelliklerden önemli.

3. Yanlış girilen bir kaydı nasıl düzeltiyorum? Hata yapılacak; sorun bu değil. Sorun düzeltmenin ne kadar zor olduğu ve düzeltmenin iz bırakıp bırakmadığı.

4. Aynı anda kaç kişi kullanabilir ve ek kullanıcı ne kadar? Bugün iki kişi kullanıyorsunuz; iki yıl sonra beş kişi kullanacaksanız, o günkü fiyatı bugünden bilin.

Veri tarafı

5. Verimi dışa aktarabiliyor muyum? Hangi biçimde? Bu sorunun cevabı "evet, Excel'e" ise yeterli değil. Cari hesaplar, stok hareketleri, faturalar ve açık bakiyeler ayrı ayrı ve ilişkileri korunarak alınabiliyor mu?

6. Sözleşme bittiğinde verime ne oluyor? Kaç gün erişimim devam eder, arşivi nasıl alırım? Bu maddeyi sözleşmede yazılı görün.

7. Mevcut verimi nasıl aktaracağım? Geçiş desteği fiyata dahil mi, ayrı ücretli mi? Ürün ve cari kartların aktarımı çoğu geçişin en uzun adımı.

Mevzuat tarafı

8. e-Fatura / e-Arşiv nasıl çalışıyor? Sistemin içinde mi, yoksa ayrı bir entegratör aboneliği mi gerekiyor? İkisi de olabilir; ama toplam maliyeti hesaplarken bunu bilmeniz gerekiyor.

9. Mevzuat değişikliği geldiğinde güncelleme nasıl geliyor? Otomatik mi, sürüm satın alarak mı? Yerel kurulumlu sistemlerde bu, yıllık bir maliyet kalemi olabiliyor.

10. Müşavirim bu sistemle çalışıyor mu? Belki en pratik filtre. Müşavirinizin tanımadığı bir sisteme geçmek, her ay tekrarlayan bir sürtünme yaratıyor. Karar vermeden önce ona sorun.

Ticari taraf

11. Fiyat neye göre artıyor? Kullanıcı sayısı, fatura adedi, ciro, modül? Artış kalemini bilmeden yapılan bütçe, ikinci yıl şaşırtıyor.

12. Sorun yaşadığımda kimi arayacağım ve ne kadar sürede döner? Destek kanalı e-posta mı, telefon mu, bayi mi? Ayın son iş günü fatura kesemediğinizde bu sorunun cevabı çok önemli hâle geliyor.

Piyasadaki yaklaşımlar

Türkiye'de bu ihtiyaç için birkaç farklı yaklaşım var ve hiçbiri her işletme için doğru değil:

• Yerleşik paketler (Logo, Mikro, Netsis gibi): geniş bayi ağı, müşavirlerin tanıdığı formatlar, çok sayıda modül. Karşılığında öğrenme eğrisi ve kurulum/bayi bağımlılığı.
• Bulut ön muhasebe araçları (Paraşüt ve benzerleri): hızlı başlangıç, sade arayüz. Üretim ve karmaşık stok senaryolarında sınırlı kalabiliyor.
• Yeni nesil, KOBİ ölçeğine göre kurgulanmış sistemler (Labyra, Dia ve bu ölçekteki diğer yerli ürünler): dar bir kapsamı derinlemesine çözmeye çalışıyorlar, arayüzleri genelde daha sade. Karşılığında ekosistem küçük: bayi ağı, eğitim materyali ve "bu programı bilen eleman" havuzu yerleşiklerin çok altında. Referans sayısını mutlaka sorun.
• Açık kaynak (Odoo, ERPNext): lisans maliyeti yok, ama kurulum ve bakım için teknik kaynak gerekiyor. Yerelleştirme eklentilerinin güncelliğini kontrol edin.

Bu dört yaklaşımın hangisinin size uyduğunu, yukarıdaki 12 sorunun cevabı belirliyor — özellik listeleri değil.

Karar öncesi son adım

Kısa listeye kalan iki ürünü, kendi gerçek verinizle deneyin. 20 ürün, 10 cari ve 5 fatura girin. Bu bir saatlik iş, ve iki yıllık kararın en iyi yatırımı.

Demo hesabı vermeyen bir satıcı, cevabınızı zaten vermiş demektir.