Yazılım değiştirirken veriyi kaybetmemek: göç kontrol listesi

Yeni bir muhasebe ya da ERP sistemine geçen işletmelerin yaşadığı sorunların büyük kısmı yazılımın kendisiyle ilgili değil. Sorun, eski sistemdeki verinin yeni sisteme nasıl taşındığıyla ilgili.

Bu kontrol listesi, geçişi kazasız tamamlamak için.

Aşama 1: Geçişten önce (2-4 hafta)

Neyin taşınacağına karar verin

Her şeyi taşımak zorunda değilsiniz — hatta taşımamalısınız. Ayrım şöyle:

Mutlaka taşınmalı:

• Açık cari bakiyeler (kime ne kadar borçlusunuz, kim size ne kadar borçlu)
• Güncel stok miktarları
• Aktif ürün kartları
• Aktif müşteri ve tedarikçi kartları
• Açık siparişler
• Çek/senet portföyü

Taşınmasa da olur (arşiv olarak saklanır):

• Kapanmış geçmiş yıl hareketleri
• Pasif ürünler
• 3 yıldan eski faturalar (yasal saklama yükümlülüğü ayrı bir konu — bunları arşiv olarak muhafaza edin)

Geçmiş hareketleri taşımaya çalışmak, göçün en uzun ve en riskli kısmı. Çoğu işletme için doğru cevap: eski sistemi salt okunur olarak bir süre saklamak.

Veriyi temizleyin

Bu adım atlanırsa yeni sistem, eski sistemin dağınık hâlini devralıyor:

• Mükerrer müşteri kartlarını birleştirin (aynı firma iki kez kayıtlıysa bakiyeleri de bölünmüş demektir)
• Mükerrer ürün kartlarını birleştirin
• Kullanılmayan kartları pasife alın
• Vergi numarası, adres, telefon alanlarını doğrulayın — e-belge için kritik
• Birimleri tekilleştirin

Kesme tarihini belirleyin

Geçiş, bir ay ya da dönem sonunda yapılmalı — ayın ortasında değil. Muhasebe dönemi kapandıktan sonra geçmek, mutabakatı çok kolaylaştırıyor.

Tarihi belirlerken yoğun sezonunuzdan uzak durun.

Aşama 2: Deneme göçü (1-2 hafta)

Bu aşama sıklıkla atlanıyor ve atlanmamalı.

1. Veriyi yeni sisteme test ortamında aktarın
2. Aşağıdaki kontrolleri yapın
3. Bulduğunuz hataları eski sistemde düzeltin (yeni sistemde değil)
4. Göçü baştan tekrarlayın

Adım 3 önemli: düzeltmeyi kaynakta yapmazsanız, gerçek göçte aynı hatalar tekrar gelir.

Kontrol listesi

Kontrol	Nasıl
Kart sayıları	Eski ve yeni sistemde müşteri/ürün adedi aynı mı
Toplam alacak	İki sistemde toplam cari alacak bakiyesi eşit mi
Toplam borç	Aynı kontrol borç tarafı için
Stok değeri	Toplam stok miktarı ve değeri tutuyor mu
Rastgele 20 kayıt	Elle karşılaştırın — toplamlar tutup detay tutmayabiliyor
Türkçe karakterler	Ş, İ, Ğ, Ç doğru geldi mi (çok yaygın bir sorun)
Ondalık ayracı	Virgül/nokta karışıklığı yok mu — 1.250,00 ile 1250.00
Tarih biçimi	Gün/ay yer değiştirmemiş mi

Son üç satır, göçlerde en sık yaşanan sessiz hatalar. Toplamlar tutuyor gibi görünüp ayrıntıda bozuk çıkıyorlar.

Aşama 3: Gerçek geçiş

• Eski sistemi salt okunur yapın. Aynı anda iki sisteme kayıt girilmesi, geçişin en yaygın felaketi.
• Göçü hafta sonu ya da kapanış sonrası yapın.
• Kontrol listesini tekrar çalıştırın. Deneme göçünde yaptığınız kontrollerin hepsini.
• İlk günü destekli geçirin. Sistemi kuran taraf ilk gün ulaşılabilir olmalı.

Aşama 4: Geçiş sonrası ilk ay

• Eski sistemi silmeyin. En az bir yıl erişilebilir tutun; yasal saklama süresi boyunca arşivini saklayın.
• İlk ay sonunda mutabakat yapın. Yeni sistemdeki bakiyeler ile banka/müşavir kayıtları örtüşüyor mu?
• Ekibin takıldığı yerleri not edin. İlk ayda toplanan bu liste, eğitim materyalinizin temeli oluyor.

Sözleşmede olması gerekenler

Geçiş öncesi satıcıyla netleştirin ve yazılı alın:

1. Göç kimin sorumluluğunda ve fiyata dahil mi?
2. Hangi veri türleri taşınacak?
3. Deneme göçü yapılacak mı?
4. Göç sonrası hata çıkarsa düzeltme kimin işi?
5. Kendi verimi ne zaman ve hangi biçimde dışa aktarabilirim?

Beşinci madde bugünle değil gelecekle ilgili: bir sonraki geçişinizi bugünkü sözleşme belirliyor.

Birinci maddenin cevabı ürün kategorisine göre değişiyor. Logo ve Mikro tarafında göç genelde bayinin işi ve ayrı fiyatlanıyor. Paraşüt gibi bulut servislerde belirli formatlar için hazır aktarım ekranları var; formatın dışına çıktığınızda iş yine size dönüyor. Son dönemde çıkan sistemlerin bir kısmında aktarım aracı ürünün kendi ekranı olarak geliyor; Labyra bunu böyle veriyor, yani deneme göçünü kendiniz istediğiniz kadar tekrarlayabiliyorsunuz — ama bu tarafta göçü daha önce yapmış uygulayıcı sayısı az; araç sizde oluyor, tecrübe sizde olmuyor. Hangi ürün olursa olsun kural değişmiyor: deneme göçünü kendi verinizle yapmadan sözleşmeyi imzalamayın.

En sık yapılan hata

Geçişi tek bir kişinin sırtına yıkmak. Veri göçü, muhasebe bilgisi + sistem bilgisi + işletme bilgisi gerektiren bir iş. Bu üçü tek kişide toplanmıyorsa — ki genelde toplanmıyor — bir ekip ve bir plan gerekiyor.

En az: işletmeden bir kişi (verinin ne anlama geldiğini bilen), müşavir (mali doğruluğu kontrol eden), satıcı tarafından bir kişi (sistemi bilen). Üçü aynı kontrol listesine bakmalı.