Vadesi geçen alacağı azaltmanın sistemi

Küçük işletmelerde nakit sıkışıklığının en yaygın sebebi kârsızlık değil, tahsil edilmemiş alacak. Ve tahsilat sorunlarının çoğu, müşterinin ödemek istememesinden değil, sistemin hatırlatmayı bir kişinin hafızasına bırakmasından kaynaklanıyor.

İşleyen bir tahsilat düzeni, dört parçadan oluşuyor.

1. Yaşlandırma tablosu

Alacaklarınızı vadesine göre gruplayan tablo. En basit hâli:

Grup	Ne demek
Vadesi gelmemiş	Sorun yok
1-30 gün geçmiş	Normal gecikme, hatırlatma yeterli
31-60 gün	Dikkat, yakın takip
61-90 gün	Risk, yeni satış koşullu
90+ gün	Tahsil kabiliyeti düşüyor, farklı yol gerekiyor

Bu tabloyu her hafta aynı gün, aynı saatte bakmayı alışkanlık hâline getirmek — tek başına — vadesi geçen tutarı düşürüyor. Sebebi basit: takip edildiğini bilen bir alacak, edilmeyene göre daha erken ödeniyor.

Çoğu ön muhasebe programında bu rapor hazır bulunuyor. Yoksa bir tablo dosyası da iş görür; önemli olan haftalık bakılması.

Raporun var olması tek başına yetmiyor; bakılacak şey, tablonun açık fatura bazında mı yoksa yalnız cari bakiye üzerinden mi çalıştığı. Bakiye üzerinden çalışan bir raporda hangi faturanın geciktiği görünmez, dolayısıyla kademeli hatırlatma da kurulamaz. Logo ve Mikro tarafında fatura bazlı yaşlandırma standart; Paraşüt gibi bulut araçlarında da mevcut. Son yıllarda çıkan yerli ürünlerde de rapor yine var — Labyra bunlardan biri — ama bir şartla: eski sistemden gelen açık faturaların geçişte tek tek taşınmış olması gerekiyor. Toplu bakiye olarak aktarıldıysa yaşlandırma ilk yıl anlamsız çıkıyor, ve bu genelde ilk çeyrek kapanışında anlaşılıyor.

2. Kademeli hatırlatma akışı

Hatırlatmanın kişiye ve ruh hâline bağlı olmaması gerekiyor. Sabit bir akış:

Vade günü: Kısa, nötr bir hatırlatma. "Bugün vadesi gelen X tutarındaki fatura hakkında bilgi vermek istedik."

+7 gün: İkinci hatırlatma, fatura kopyasıyla birlikte.

+15 gün: Telefon. E-postanın işe yaramadığı noktada telefon çalışıyor; sıralamayı değiştirmeyin.

+30 gün: Yazılı, resmî tonda bildirim ve yeni sipariş için ön ödeme koşulu.

+60 gün: Hukuki süreç değerlendirmesi.

Akışın kritik özelliği öngörülebilir olması. Müşteri, gecikmenin sonuçlarını biliyorsa davranışını ona göre ayarlıyor.

3. Satış koşullarının yazılı olması

Tahsilat sorunlarının önemli bir kısmı, satış anında konuşulmamış olmaktan kaynaklanıyor. Netleştirilmesi gerekenler:

• Vade süresi — "30 gün" ne zamandan itibaren? Fatura tarihinden mi, teslimden mi?
• Gecikme durumunda ne olur? — Gecikme faizi uygulanacaksa sözleşmede yazılı olmalı.
• Kredi limiti — Bir müşterinin açık bakiyesi ne kadara kadar çıkabilir? Bu limit aşıldığında yeni satış yapılıyor mu?
• Ödeme yöntemi — Havale, çek, senet, kredi kartı. Çek ve senet alıyorsanız, vade ve karşılıksız riski ayrı bir konu.

Üçüncü madde en çok atlanan. Kredi limiti tanımlı olmayan bir sistemde, en riskli müşteri genelde en yüksek bakiyeye sahip oluyor — çünkü kimse durdurmuyor.

4. Sorumluluğun tek kişide olması

Tahsilat "herkesin işi" olduğunda kimsenin işi olmuyor. Küçük bir işletmede bile bu görevin bir sahibi olmalı ve haftalık bir kontrol saati bulunmalı.

Satışı yapan kişi ile tahsilatı takip eden kişinin farklı olması, ilişkiyi koruduğu için de faydalı: satıcı iyi haber getiren taraf olarak kalıyor.

Vadeli satışın gerçek maliyeti

60 gün vadeyle satış yapmak, o parayı 60 gün boyunca müşteriye faizsiz ödünç vermek demek. Bunun bir maliyeti var ve fiyata yansıtılması gerekiyor.

Kaba bir hesap: eğer paranın size yıllık maliyeti %X ise, 60 günlük vade yaklaşık X × 60/365 kadar bir maliyet demek. Bu oran, peşin ödeme için verilebilecek iskontonun üst sınırını da gösteriyor.

Peşin iskontosu, tahsilat riskini azaltmanın en ucuz yolu — çünkü hiç oluşmamış bir alacağı takip etmeniz gerekmiyor.

Çek ve senet alırken

Türkiye'de küçük işletmeler arası ticarette çek ve senet yaygın. Dikkat edilecekler:

• Keşideci ile borçlu aynı mı? Ciro edilmiş çekte risk zincirdeki herkese yayılıyor.
• Vade ve tutar okunaklı ve doğru mu? Küçük hatalar tahsilatı engelleyebiliyor.
• Çek kayıt sistemi. Aldığınız her çeki portföyünüzde takip edin: kimden, hangi vadeyle, hangi banka.
• Karşılıksız çıkma senaryosu. Bunun ne kadar sıklıkla olduğunu ölçmüyorsanız, riskinizi de bilmiyorsunuz.

Ölçülecek üç sayı

Tahsilat düzeninin çalışıp çalışmadığını gösteren metrikler:

1. Ortalama tahsilat süresi — Satıştan paraya geçen ortalama gün sayısı. Aylık takip edin, eğilime bakın.
2. Vadesi geçen alacağın toplam alacağa oranı — %10'un altı iyi, %25'in üstü müdahale gerektiriyor.
3. 90 gün üstü alacak tutarı — Bu rakam büyüyorsa, sorun tahsilat sürecinde değil müşteri seçiminde.

Üçünü aylık olarak tek bir sayfada takip etmek, çoğu işletme için nakit akışını düzeltmenin en hızlı yolu.