Kasa devri ve gün sonu raporu: neyi kontrol etmeli

Akşam kasayı kapatırken çekmecedeki para ile rapordaki rakam tutmuyorsa, sebep çoğu zaman gün içinde atlanmış bir kontroldür. Bu yazı tek bir soruya cevap veriyor: vardiya değişirken ve gün kapanırken hangi kalemleri, hangi sırayla kontrol etmelisiniz?

Önce beş terimi netleştirelim

Kasada konuşulan dil karışık olduğu için aynı kelime farklı kişilere farklı şey ifade edebiliyor.

• Açılış tutarı: Gün başında para üstü vermek için kasaya konan bozuk para ve küçük banknot. Satış geliri değildir.
• Kasa devri: Vardiya değişiminde kasanın sayılarak bir çalışandan diğerine teslim edilmesi.
• X raporu: Günü kapatmadan alınan ara rapor. O ana kadarki satışları gösterir, sayaçları sıfırlamaz.
• Z raporu: Yazar kasada (ÖKC) günü kapatan rapor. Alındıktan sonra o günün kayıtları kapanır.
• Gün sonu raporu: Kasa programınızın ödeme türü, iade ve indirim kırılımıyla verdiği özet. Z raporuyla aynı belge değildir; ikisi karşılaştırılır.

Uyarı: Z raporu alma zorunluluğu, raporların saklanma süresi ve yazar kasayla ilgili diğer yükümlülükler mevzuatla belirlenir ve zaman içinde değişebilir. İşletmenize uyan güncel kuralı GİB duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Adım 1: Açılışı kayda geçirin

Gün başında kasaya konan tutarı sayın ve bir yere yazın: programda açılış alanı varsa oraya, yoksa kasa defterine. Açılış yazılmazsa akşam çekmecede fazla görünen para "satış fazlası" sanılır.

Adım 2: Vardiya devrinde ara rapor alıp birlikte sayın

Devir iki kişinin birlikte yapacağı bir iştir. Sırası şöyle olmalı:

1. Giden çalışan X raporunu ya da programdaki vardiya raporunu alır.
2. İki çalışan çekmecedeki nakdi birlikte sayar.
3. Sayılan tutar, açılış tutarı artı vardiya içindeki nakit satışlarla karşılaştırılır.
4. Fark varsa o anda yazılır ve iki kişi de imzalar.

Devirde fark yazılmazsa akşam çıkan fark kimin vardiyasında oluştuğu bilinmeden kalır. Bu hem işletmeye hem dürüst çalışana haksızlıktır.

Adım 3: Ödeme türlerini ayrı ayrı eşleştirin

Toplam tutarın tutması yeterli değildir. Nakit fazlası ile kart eksiği birbirini kapatıyor olabilir.

• Nakit: Çekmecede sayılan tutar, açılış tutarı düşüldükten sonra rapordaki nakit satışla eşleşmeli.
• Kredi kartı: Kart ödemesi yazar kasanın içinden geçiyorsa Z raporundaki kart toplamına, ayrı bir banka POS cihazı kullanıyorsanız o cihazın gün sonu fişine bakın.
• Yemek kartı: Her sağlayıcının cihazı ya da uygulaması ayrı toplam verir; bunları tek tek yazın.
• Havale ve açık hesap: Kasaya para girmeden kapanan satışlar. Hangi müşteriye, ne kadar yazıldığı ayrı listede olmalı.

Adım 4: İptal, iade ve indirimlere bakın

Kasa farklarının önemli bir kısmı buradan çıkar. Gün sonu raporunda iptal edilen fişleri, iadeleri ve yapılan indirimleri açın ve şu soruları sorun:

• Her iptalin bir nedeni yazılmış mı?
• İade edilen ürün gerçekten rafa ya da depoya döndü mü?
• İndirimi kim onayladı?

Tek tek incelemek zorunda değilsiniz. Olağan günlere göre sayısı belirgin şekilde artan bir kalem varsa onun üzerine gidin.

Adım 5: Kasadan çıkan parayı belgeleyin

Gün içinde kasadan tüpçüye, kuryeye ya da temizlik malzemesine para verildiyse bunun fişi ya da en azından imzalı bir notu olmalı. Belgesiz çıkış, akşam "kasa eksiği" olarak görünür ve gerçek eksikle karışır.

Adım 6: Z raporunu alın ve programın raporuyla karşılaştırın

Günün son adımı Z raporudur. Aldıktan sonra programın gün sonu raporuyla yan yana koyun. Toplamlar farklıysa genellikle şu nedenlerden biri vardır: yazar kasaya işlenmemiş bir satış, programda açık kalmış bir adisyon ya da fiş, ya da iki kez girilmiş bir ödeme.

Adım 7: Farkı yazın, silmeyin

Kuruşu kuruşuna tutan kasa her gün olmaz. Önemli olan farkın kaydedilmesidir. Tarih, vardiya, tutar ve tahmini neden yazılı olursa bir ay sonra aynı nedenin tekrar edip etmediğini görebilirsiniz.

Gün sonu kontrol tablosu

Kalem	Neyle karşılaştırılır	Kim kontrol eder
Açılış tutarı	Kasa defteri / program açılış kaydı	Açılışı yapan çalışan
Nakit	Rapordaki nakit satış + açılış	Devreden ve devralan birlikte
Kredi kartı	Z raporu ya da banka POS gün sonu fişi	Vardiya sorumlusu
Yemek kartı	Sağlayıcı cihaz toplamları	Vardiya sorumlusu
Açık hesap	Müşteri bazlı veresiye listesi	İşletme sahibi
İptal / iade / indirim	Neden notu ve onaylayan kişi	İşletme sahibi
Kasadan çıkış	Fiş ya da imzalı not	Vardiya sorumlusu
Z raporu	Programın gün sonu raporu	İşletme sahibi

Programınız bu adımların ne kadarını üstleniyor

Kasa programı seçerken ya da elinizdekini değerlendirirken, yukarıdaki adımlardan kaçının ekranda karşılandığına bakın. Perakendede uzun süredir kullanılan Nebim ve Akınsoft ürünlerinde kasiyere göre rapor almak mümkün; muhasebesini Logo ile tutan işletmeler de genellikle bu verinin muhasebeye nasıl aktarılacağını soruyor. Kafe ve restoran tarafında daha yeni olan Labyra POS, açık adisyon kalmışken Z alınmasına izin vermiyor ve gün sonunda nakit farkını gösteriyor; ne var ki vardiya kaydı açılış tutarı ile nakit farkından ibaret, kasiyer bazında ayrıntılı devir tutanağı isteyen bir işletme bunu ayrıca tutmak zorunda. Hangi programı kullanırsanız kullanın, tablodaki satırlardan ekranda karşılığı olmayanları kâğıt ya da basit bir çizelgeyle tamamlamanız gerekir.

Bu hafta bir deneme yapın: tablodaki sekiz satırı yazdırıp kasanın yanına asın ve bir hafta boyunca her akşam doldurun. Hafta sonunda en çok boş kalan ya da en çok fark çıkan satır, önce düzeltmeniz gereken yeri gösterecektir.