Fiyat listesi yönetimi: zam yaparken hata yapmamak

Zam kararını vermek genellikle kolay kısımdır. Zor olan, yeni fiyatın işletmedeki her yere ulaşması. Çünkü fiyat tek bir yerde yaşamıyor: stok kartında, teklif şablonunda, web sitesinde, raf etiketinde, müşteriye özel indirim listesinde ve satış ekibinin telefonundaki not defterinde ayrı ayrı duruyor.

Bu yazı tek bir soruya cevap veriyor: zam yaptığınızda eski fiyat nerelerde kalır ve bunu nasıl önlersiniz?

1. Önce fiyatın kaç yerde yaşadığını çıkarın

Kâğıt kalem alın ve zam yapacağınız bir ürünü seçin. O ürünün fiyatının yazılı olduğu her yeri sayın. Tipik bir küçük işletmede bu sayı beş ila dokuz arasında çıkıyor ve çoğu işletme sahibi listeyi çıkarana kadar bu kadar çok olduğunu bilmiyor.

Kontrol edilecek yerler genellikle şunlar: ön muhasebe programındaki ürün kartı, satış ekranının kendi fiyat listesi, açık duran teklifler, müşteriye özel anlaşmalı fiyatlar, e-ticaret sitesi ve pazaryeri mağazaları, raf etiketleri ya da menü, basılı katalog veya broşür, ve varsa bayi fiyat listesi.

Bu liste sizin kontrol listeniz. Her zamda aynı listeyi yukarıdan aşağı geçeceksiniz.

2. Zam için ileri bir tarih belirleyin

En sık yapılan hata, zammı karar verildiği gün yürürlüğe koymak. Bunun sonucu, aynı gün içinde bazı satışların eski bazılarının yeni fiyattan geçmesi ve gün sonunda hangisinin doğru olduğunun bilinememesi.

Bunun yerine bir başlangıç tarihi belirleyin — mesela önümüzdeki pazartesi. Aradaki günleri hazırlık için kullanın: listedeki her yeri güncelleyin ama yürürlük tarihini bekleyin. Ön muhasebe programınız "geçerlilik tarihi" alanını destekliyorsa kullanın; desteklemiyorsa güncellemeyi pazartesi sabahı tek seferde yapın.

Açık teklifleriniz ve imzalı sözleşmeleriniz varsa dikkat: geçerlilik süresi devam eden bir teklifin fiyatını tek taraflı değiştirmek hukuki sonuç doğurabilir. Bu tür belgelerde fiyatı değiştirmeden önce sözleşmenin fiyat maddesine bakın; tereddüt varsa mali müşavirinize ya da avukatınıza danışın.

3. Maliyetten değil, listeden yürüyün

Birçok işletme zammı "maliyetim şu kadar arttı, ben de o kadar zam yapayım" diye hesaplıyor ve her ürünü tek tek elden geçiriyor. Bu yöntem yüz kalemde yorucu, bin kalemde imkânsız.

Daha yönetilebilir yol, ürünleri fiyat gruplarına ayırmak. Aynı tedarikçiden gelen, aynı kur riskine tabi olan ya da aynı marjla satılan ürünleri bir grup yapın. Zammı gruba uygulayın, sonra yalnızca istisnaları elle düzeltin. Ön muhasebe programlarının çoğunda "seçili ürünlere yüzde uygula" işlevi var; yoksa Excel'e aktarıp geri yüklemek de aynı işi görüyor.

4. Müşteriye özel fiyatları ayrıca kontrol edin

Bu, zammın en sık kaçırılan noktası. Ana listeye zam yaparsınız ama üç büyük müşterinize tanımlı özel fiyatlar eski haliyle durur. Sonuç: en çok satış yaptığınız müşterilere zam yapmamış olursunuz ve bunu ancak marj düştüğünde fark edersiniz.

Özel fiyatlar sabit bir tutar olarak mı, yoksa liste fiyatı üzerinden yüzde indirim olarak mı tanımlı? Yüzde indirim olarak tanımlıysanız zam kendiliğinden yansır. Sabit tutar olarak tanımlıysanız her birini elle güncellemeniz gerekir. Uzun vadede yüzde indirime geçmek bu işi tamamen ortadan kaldırıyor.

5. Bekleyen siparişlerin hangi fiyattan kesileceğine karar verin

Zam tarihinden önce alınmış ama henüz sevk edilmemiş siparişler var. Bunlar sipariş tarihindeki fiyattan mı, sevk tarihindeki fiyattan mı faturalanacak?

Doğru cevabı sektörünüz belirler; önemli olan cevabın önceden verilmiş ve yazılı olması. Karar satış temsilcisinin inisiyatifine bırakıldığında aynı hafta içinde iki farklı uygulama çıkıyor ve müşteri bunu fark ediyor.

6. Zam sonrası kontrol listesi

Yürürlük gününün sabahında şu tabloyu doldurun. Her satır için kontrolü yapan kişi ve saat yazılsın; bu, "ben yaptım sanıyordum" durumunu ortadan kaldıran tek şey.

Kontrol edilecek yer	Yöntem	Tamam
Ürün kartı fiyatı	Rastgele 5 ürün seçip yeni fiyatı görün	☐
Satış ekranı	Bir deneme satışı açıp fiyatı okuyun	☐
Müşteriye özel fiyatlar	En büyük 3 müşterinin fiyatını kontrol edin	☐
Açık teklifler	Süresi dolmamış teklifleri listeleyin	☐
Web sitesi / pazaryeri	Bir ürünü müşteri gözüyle açın	☐
Raf etiketi / menü	Fiziksel olarak dolaşıp bakın	☐
Bekleyen siparişler	Hangi fiyattan kesileceği yazılı mı?	☐

Bu tablodaki raf etiketi satırı, listenin en çok zaman alan kalemi. Etiketleri elle yazan ya da Word'de tek tek düzenleyen işletmelerde zam günü tek başına yarım gün buraya gidiyor. Kısaltmanın yolu, fiyat listesini dosya olarak verip etiketleri toplu bastırmak: Bartender ve NiceLabel gibi masaüstü etiket programları bunu yıllardır yapıyor, Labyra Label gibi tarayıcıdan çalışan araçlarda da aynı akış var. İkisinin kısıtı farklı: masaüstü tarafında kurulum ve lisans yükü var; tarayıcı tarafında ise yazıcı sürücüsüne doğrudan erişilemediği için bazı yazıcı modelleri desteklenmiyor, satın almadan önce kendi yazıcınızla denemek gerekiyor. Hangisini kullanırsanız kullanın, etiket basımını zam gününe değil bir gün öncesine alın; basılı etiketi yürürlük sabahı asmak, iki işi aynı güne sıkıştırmaktan çok daha az hata üretiyor.

7. Müşteriye ne zaman haber verilir

Kurumsal müşterilerle çalışıyorsanız zammı önceden bildirmek beklenen davranış. Bildirimde üç şey olsun: yeni fiyatların yürürlük tarihi, hangi ürün gruplarını kapsadığı ve bu tarihe kadar verilen siparişlerin eski fiyattan geçip geçmeyeceği. Bu üçüncü madde yazılmadığında gelen soruların neredeyse tamamı onunla ilgili oluyor.

Perakendede önceden bildirim gerekmiyor ama raf etiketiyle kasadaki fiyatın uyuşması gerekiyor. Uyuşmazlık, zam gününün en sık yaşanan ve müşteri gözünde en zararlı hatası.

Sonrasında ne yapmalı

Zammı tamamladıktan bir hafta sonra bir kontrol daha yapın: bu hafta kesilen faturaların içinden rastgele beş tanesini açıp fiyatların yeni olduğunu doğrulayın. Eski fiyat bulursanız, kaynağını bulun — genellikle listenizde olmayan bir yerdir ve bir sonraki zamda o yeri de listeye eklersiniz.

Kontrol listesi her zamda biraz daha eksiksiz hale gelir. Üçüncü zamdan sonra iş bir saatlik rutine döner.