Teklif hazırlama süresini yarıya indirmek

Teklif hazırlamak, çoğu küçük işletmede patronun ya da satış sorumlusunun günündeki en bölünmüş iş. Müşteri arıyor, fiyat soruyor, "hemen gönderiyorum" deniyor ve o teklif ertesi güne kalıyor. Sonra hatırlanıyor, eski bir teklif açılıp üzerine yazılıyor, önceki müşterinin adı bir yerde unutuluyor.

Bu yazı tek bir soruya bakıyor: teklif hazırlarken zamanınız tam olarak nereye gidiyor ve o zamanın hangi kısmı bir kez yapılıp tekrar tekrar kullanılabilir? Süreyi yarıya indirmenin yolu daha hızlı yazmak değil, aynı şeyi ikinci kez yazmamak.

Önce ölçün, sonra düzeltin

Bir hafta boyunca çok basit bir kayıt tutun. Her teklif için üç şey yazın: teklifin istendiği saat, gönderildiği saat, ve arada "beklediğiniz" süre (fiyat sormak, stok bakmak, onay almak gibi).

Bu kaydı bir hafta tuttuğunuzda genellikle şu ortaya çıkıyor: teklif yazma süresi sanılandan kısa, bekleme süresi sanılandan uzun. Yani sorun yazma hızınız değil, teklifi tamamlamak için beklediğiniz bilgiler.

Bekleme süresi dört yerde birikiyor:

1. Fiyatı bulmak. Güncel alış fiyatı nerede yazıyor? Son ne zaman güncellendi?
2. Açıklama yazmak. Ürünün ya da hizmetin kapsamını her seferinde yeniden cümle kurarak anlatmak.
3. Biçimlendirmek. Logo, başlık, tablo hizası, PDF'e çevirmek.
4. Onay beklemek. İskonto verilecek mi, vadeli mi, kim karar veriyor?

Dördü de bir kez çözülüp kalıcı hale getirilebilecek işler. Aşağıdaki adımlar sırasıyla bunları hedefliyor.

Adım 1: Son üç ayın tekliflerini masaya yatırın

Son üç ayda gönderdiğiniz tekliflerin hepsini açın ve içlerindeki kalemleri tek bir listeye dökün. Kalem, teklifte satır olarak geçen her ürün ya da hizmet demek.

Bu listeyi çıkardığınızda tekrar oranı sizi şaşırtır. Çoğu işletmede tekliflerin büyük bölümü, sınırlı sayıda kalemin farklı miktar ve kombinasyonlarından oluşuyor. Sizin işinizde bu sayı 20 de olabilir 200 de; önemli olan hangi kalemlerin tekrar ettiğini görmek.

Adım 2: Kalem kütüphanesi kurun

Kalem kütüphanesi, teklifte kullandığınız her satırın hazır ve onaylanmış halinin durduğu tek liste. Excel de olur, kullandığınız ön muhasebe programının ürün kartı da.

Programın ürün kartını kullanacaksanız bakılacak tek şey, kartın teklif ekranına bağlı olup olmadığı. Logo ve Mikro tarafında teklif ayrı bir belge tipi olarak duruyor; kalem seçildiğinde fiyat kendiliğinden geliyor. Paraşüt gibi bulut araçlarının bir kısmında teklif modülü ayrı satılıyor ya da hiç yok, o durumda kütüphane tabloda kalmaya devam ediyor. Yeni nesil yerli paketlerde, Labyra dahil, teklif kutudan çıkıyor; buradaki kısıt baskı şablonu tarafında: kendi antetli tasarımınızı birebir istiyorsanız çoğu durumda şablonu kurduran taraftan ayrıca talep etmeniz gerekiyor.

Her kalem için şu beş alan yeterli:

Alan	Neden gerekli
Kod	Aynı kalemi herkesin aynı isimle çağırması için
Açıklama	Müşterinin göreceği, onaylanmış metin
Birim	Adet, metre, saat, paket
Birim fiyat	Liste fiyatı (iskonto ayrı hesaplanır)
Fiyat güncelleme tarihi	Fiyatın ne zaman bayatladığını görmek için

Son sütun en çok atlanan ve en çok işe yarayan sütun. Fiyatın yanında tarihi görmeyen kişi, altı ay önceki alış fiyatıyla teklif veriyor.

Adım 3: Şablonun sabit kısımlarını bir kez yazın

Her teklifte tekrar eden ve müşteriye göre değişmeyen bloklar var. Bunları bir kez yazıp şablona koyun:

• Teklifin geçerlilik süresi
• Ödeme koşulu ve vade
• Teslim süresi ve teslim yeri
• Kapsam dışı kalemler (nakliye, montaj, izin bedelleri gibi)
• Garanti ve iade koşulu

Kapsam dışı bölümü, teklif sonrası tartışmaların çoğunu baştan bitiriyor. "Fiyata montaj dahil mi?" sorusunun teklifte yazılı cevabı varsa, o telefon hiç gelmiyor.

Teklifin karşı tarafça kabul edilmesiyle birlikte sözleşme niteliği kazanması, damga vergisi doğması ve fatura düzenleme yükümlülüğü gibi konularda eşik ve oranlar mevzuatla değişiyor. Bu yazıda bilerek rakam vermiyoruz. Kendi durumunuz için güncel bilgiyi GİB duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Adım 4: İskonto kararını kişiden kurala taşıyın

Bekleme süresinin en büyük parçası genelde "patrona sorayım" aşaması. Bunu ortadan kaldırmanın yolu, iskonto yetkisini yazılı bir tabloya bağlamak. Örneğin belirli bir tutarın altındaki tekliflerde satış sorumlusunun kendi kararıyla verebileceği bir üst sınır, üstündekilerde onay şartı.

Sınırların ne olacağı sizin kâr marjınıza bağlı, o yüzden burada bir oran önermiyoruz. Ama tabloyu bir kez yazdığınızda, günlük tekliflerin çoğu onay beklemeden çıkıyor.

Adım 5: Numaralandırın ve takip edin

Her teklife sıra numarası verin ve tek bir listede şu üç bilgiyi tutun: teklif no, müşteri, durum (gönderildi / bekliyor / kabul / ret).

Bu listenin ikinci faydası ilkinden büyük. Gönderilen teklifin kaç gün sonra hatırlatılacağını bilirseniz, teklif "unutulan" kategorisinden çıkıyor. Pratikte işe yarayan basit kural: gönderimden üç iş günü sonra bir hatırlatma, geçerlilik süresi dolmadan iki gün önce bir tane daha.

Adım 6: Aynı ölçümü tekrarlayın

Bu beş adımı uyguladıktan bir ay sonra, ilk haftaki ölçümü aynı biçimde tekrarlayın. Sürenin nereden kısaldığını görmek, hangi adımın işinize yaradığını da gösteriyor. Kısalmadıysa büyük ihtimalle kalem kütüphanesi güncel tutulmuyordur; en sık aksayan yer orası.

Kontrol listesi

Kontrol	Tamam mı?
Son üç ayın kalemleri tek listede
Her kalemde fiyat güncelleme tarihi var
Şablonda kapsam dışı bölümü var
Ödeme, teslim, geçerlilik metinleri sabit
İskonto yetki sınırı yazılı
Teklif numarası ve durum listesi tutuluyor
Hatırlatma günü belli

Bu hafta ne yapacaksınız

Yedi maddeyi birden kurmaya çalışmayın. Bu hafta yalnızca birinci ve ikinci adımı yapın: son üç ayın tekliflerini açıp kalemleri tek bir tabloya dökün ve her kalemin yanına fiyat tarihini yazın.

Bu tablo tek başına, bir sonraki teklifinizi hazırlarken en çok vakit kaybettiğiniz iki işi (fiyat aramak ve açıklama yazmak) ortadan kaldırıyor. Geri kalan adımlar bunun üzerine kolayca oturuyor.