Stok sayımı neden hiç tutmuyor? 6 sebep, 6 çözüm

Stok sayımı sonrası ortaya çıkan fark, çoğu işletmede aynı şekilde ele alınıyor: sistem raftaki sayıya eşitleniyor, üç ay sonra fark yine çıkıyor.

Farkın kaynağı neredeyse hiçbir zaman tek bir sebep değil. Altı tanesi, farkların büyük kısmını açıklıyor.

1. Çıkış kaydı satıştan sonra giriliyor

Mal rafta yok ama sistemde var, çünkü fatura ertesi gün kesiliyor. Bu, en yaygın ve en kolay düzelen sebep.

Çözüm: Malın fiziksel çıkışı ile kaydın aynı anda oluşması. Perakendede kasa sistemi bunu zaten yapıyor; toptan satışta sevk irsaliyesinin depoda kesilmesi gerekiyor, ofiste değil.

2. Numune, fire ve iç kullanım kaydedilmiyor

Müşteriye verilen numune, kırılan ürün, personelin kullandığı malzeme — hiçbiri satış değil, hepsi stoktan çıkıyor.

Çözüm: Bu üçü için ayrı birer stok hareketi tipi tanımlayın (numune, fire, iç kullanım). Kaydetmek 10 saniye sürüyor; kaydetmemek yıl sonunda açıklanamayan bir fark üretiyor.

Ayrıca bu kayıtlar bir yan fayda üretiyor: yıl sonunda "numuneye ne kadar harcadık" sorusunun cevabı oluşuyor.

3. Aynı ürünün iki kartı var

"Vida M8" ve "M8 Vida" iki ayrı ürün olarak açılmışsa, biri eksik biri fazla çıkar ve toplam doğru görünür. Sayım tuttu sanılır; aslında iki hata birbirini götürmüştür.

Çözüm: Ürün kartı açma yetkisini sınırlayın. Yeni kart açmadan önce arama yapılmasını zorunlu kılan bir alışkanlık, bu sorunu büyük ölçüde bitiriyor. Mevcut mükerrer kartları birleştirmek ise bir defalık ama gerekli bir temizlik.

4. Birim karışıklığı

Ürün "adet" olarak alınıp "koli" olarak satılıyor, ya da tersi. 12'li koli, 12 adet olarak kaydediliyor.

Çözüm: Her ürün için tek bir temel birim belirleyin ve alım/satım birimlerinin çevrim katsayısını sisteme tanımlayın. Sisteminiz bunu desteklemiyorsa, koliyi ayrı bir ürün kartı olarak açmak ikinci en iyi çözüm.

Çoklu birim desteği programdan programa değişiyor ve satın alma öncesinde sorulmadığı için genelde ilk sayımda fark ediliyor. Logo, Mikro ve Netsis tarafında çevrim katsayısı ürün kartının içinde uzun süredir var. Bulut ön muhasebe araçlarının bir kısmında bu alan daha kısıtlı; orada koliyi ayrı kart açmak fiilen tek yol. Son yıllarda kurulan yerli paketlerde, Labyra bunlardan biri, birim çevrimi kutudan çıkıyor; ancak kurulumu yapacak danışman sayısı az olduğu için ilk tanımı çoğu zaman işletme kendisi giriyor, yanlış katsayı girilmiş bir ürün, sayım farkının en geç fark edilen kaynağı oluyor.

5. İade süreci belirsiz

Müşteriden gelen iade, rafa konuyor ama kayda girmiyor; ya da girip iki kez giriyor. İadeler, farkların hem yaygın hem de tespiti zor kaynağı.

Çözüm: İade için tek bir fiziksel alan ve tek bir kayıt akışı. İade rafa doğrudan konmuyor, önce "iade alanı"na giriyor; kaydı yapıldıktan sonra rafa çıkıyor.

6. Sayım yöntemi hatalı

Bu, sayımın kendisiyle ilgili. Yaygın hatalar:

• Sayım sırasında sevkiyat ve mal kabul devam ediyor
• Aynı bölgeyi iki kişi sayıyor ya da kimse saymıyor
• Sayan kişi sistemdeki miktarı görüyor (görünce "doğrulama" yapıyor, sayım yapmıyor)

Çözüm: Sayım günü hareket durdurulur. Depo bölgelere ayrılır, her bölgenin bir sorumlusu olur. Sayan kişi sistemdeki miktarı görmemeli — bu tek kural, sayım kalitesini en çok artıran uygulamadır.

Farkı yönetmenin doğru yolu

Fark çıktığında yapılacak sıra:

1. Farkı kaydet, silme. Düzeltmeyi de bir stok hareketi olarak, sebep koduyla girin.
2. Büyükten küçüğe sırala. Ürünlerin %20'si farkın %80'ini oluşturuyordur; hepsini araştırmaya çalışmayın.
3. İlk 10 üründe sebep ara. Yukarıdaki altı maddeden hangisi olduğunu bulun.
4. Bir sonraki sayıma kadar o sebebe yönelik tek bir değişiklik yapın. Aynı anda altı değişiklik yaparsanız hangisinin işe yaradığını bilemezsiniz.

Sayım sıklığı

Yılda bir kez tam sayım, çoğu işletme için yetersiz — fark birikiyor ve sebebi bulunamıyor.

Daha iyi bir model döngüsel sayım: her hafta stoğun küçük bir bölümünü saymak. Hızlı hareket eden ürünler ayda bir, yavaş hareket edenler yılda bir. Toplam iş yükü aynı, ama fark küçükken ve sebebi hatırlanabilirken yakalanıyor.

Ne zaman barkod

Ürün çeşidi 200'ün üstüne çıktığında ya da benzer görünümlü ürünleriniz varsa, elle sayımın hata oranı hızla artıyor. Bu noktada barkodlu sayım, sayım süresini ve hata oranını birlikte düşürüyor.

Ama sıralamayı karıştırmayın: önce ürün kartları temizlenmeli, sonra barkod. Mükerrer kartların olduğu bir sistemde barkod, hatayı daha hızlı üretmekten başka bir işe yaramaz.