Tedarikçi değerlendirme: hangi tedarikçi size pahalıya geliyor

Tedarikçi seçerken bakılan ilk sayı birim fiyattır. Aynı ürünü iki kuruş ucuza veren firma, tabloda kazanan görünür. Ama o ürün üç gün geç geldiyse, kutunun içinden eksik çıktıysa ya da her beşinci partide iade yaşanıyorsa, ucuz görünen fiyat işletmeye pahalıya mal olur. Bu yazı, tedarikçilerinizi birim fiyatın ötesinde karşılaştırmak için elinizdeki veriyle kurabileceğiniz basit bir karne sistemini anlatıyor.

Tedarikçi maliyeti dört kalemden oluşur

Birim fiyat. Faturada yazan tutar. Tek görünen ama tek olmayan kalem.

Teslim performansı. Söz verilen tarihte ve söz verilen miktarda gelip gelmediği. Geç gelen mal, ya sizi stok tutmaya zorlar ya da satışı kaçırtır. İkisinin de bir bedeli var.

Kalite. Hatalı, eksik ya da yanlış gelen ürünün size çıkardığı iş: iade yazışması, kargo, yeniden sipariş, müşteriye açıklama.

Vade. Otuz gün vade veren tedarikçi, aslında size otuz günlük bir finansman sağlıyor. Peşin çalışan tedarikçinin fiyatı bir miktar düşük olsa bile, bu farkı kapatmıyor olabilir.

Adım adım: tedarikçi karnesi kurmak

1. Veriyi toplayın

Son altı ayın siparişlerinden şu alanları çıkarın. Hepsi zaten bir yerlerde kayıtlı; mesele bir arada olması.

• Sipariş tarihi
• Söz verilen teslim tarihi
• Malın fiilen geldiği tarih
• Sipariş edilen miktar
• Gelen miktar
• İade veya hatalı çıkan miktar
• Fatura tutarı ve vade günü

2. Dört oranı hesaplayın

Zamanında teslim oranı: söz verilen tarihte veya öncesinde gelen sipariş sayısı, toplam sipariş sayısına bölünür.

Tam teslim oranı: sipariş miktarının tamamı gelen sipariş sayısı, toplam sipariş sayısına bölünür. Eksik gelip sonradan tamamlanan siparişler bu oranda "tam" sayılmaz; eksik geldiği gün size iş çıkarmıştır.

Hata oranı: iade veya hatalı çıkan miktar, toplam gelen miktara bölünür.

Ortalama vade: fatura tutarlarıyla ağırlıklandırılmış vade günü. Büyük tutarlı faturaların vadesi, küçük olanlardan daha çok etkiler.

3. Düzeltilmiş birim maliyeti çıkarın

Şimdi birim fiyatın üstüne gizli kalemleri ekleyin. Her kalemin karşılığını kendi rakamlarınızla belirleyin:

• Gecikme bedeli: bir siparişin bir gün gecikmesi size ne kaydırıyor? Üretim duruyorsa o günün duruş maliyeti, satış kaçıyorsa kaçan satışın kârı. Bunu gecikme günü sayısıyla çarpın.
• Hata bedeli: bir iade işleminin ortalama süresi (yazışma, kargo, yeniden sipariş) çarpı o işi yapan kişinin saat maliyeti, artı kargo bedeli.
• Vade değeri: vade günü sayısı çarpı fatura tutarı çarpı sizin günlük finansman maliyetiniz. Buradaki oranı piyasadan değil, kendi kredi ya da nakit maliyetinizden alın.

Üç kalemi toplam alım tutarına bölünce, her tedarikçi için birim fiyatın üstüne eklenecek bir yüzde çıkar. Karşılaştırmayı bu düzeltilmiş rakamla yapın.

Tek bir ayın verisiyle karar vermeyin. Sezon yoğunluğu, bayram tatili ve tek seferlik bir nakliye aksaklığı bir tedarikçiyi haksız yere kötü gösterebilir. En az altı ay, mümkünse bir yıl bakın.

4. Sınıflandırın

Sınıf	Ölçüt	Yapılacak
A	Düzeltilmiş maliyeti düşük, teslim oranı yüksek	Hacmi buraya kaydırın, vade görüşün
B	Fiyatı iyi ama teslim veya hata sorunlu	Veriyle görüşün, üç ay izleyin
C	Her iki tarafta da geride	Yedek tedarikçi arayın
Tek kaynak	Alternatifi olmayan ürün	Sınıfı ne olursa olsun ikinci kaynak araştırın

Son satır önemli: alternatifi olmayan tedarikçi, karnesi ne kadar iyi olursa olsun bir risktir.

5. Veriyle görüşün

Bir tedarikçiyle fiyat konuşurken "geç gönderiyorsunuz" demek ile "son altı ayda kırk iki siparişin on üçü söz verilen tarihten sonra geldi, ortalama gecikme dört gün" demek aynı görüşme değildir. İkincisi genellikle ya bir açıklama ya da bir iyileştirme getirir. Karnenin asıl işi tedarikçi değiştirmek değil, mevcut tedarikçiyle konuşmayı somutlaştırmaktır.

Veriyi nereden alacaksınız

Bu hesabın tamamı iki tarihe dayanıyor: söz verilen teslim tarihi ve fiilen giriş tarihi. Çoğu işletmede sorun, ikinci tarihin hiç kaydedilmemesi. İrsaliye tarihi ile sisteme giriş tarihi aynı şey değil ve depoda mal beklerken kaydedilmeyen tarih sonradan hatırlanmıyor.

Satınalma modülü olan sistemlerde bu iki alan ayrı ayrı tutuluyor. Logo ve Nebim'de sipariş satırında teslim tarihi alanı standart geliyor, Odoo'nun satınalma tarafında da aynı ayrım var. Yerli KOBİ paketlerinde alanlar yine mevcut: Labyra'nın satınalma ekranı ile Dia'nınki bu ayrımı taşıyor. Bu ölçekteki ürünlerin dürüst kısıtı hazır rapor tarafında görünüyor; tedarikçi karnesini kutudan çıkan bir ekran olarak beklemeyin, çoğu kurulumda veriyi dışa aktarıp tabloda kurmanız gerekiyor. Kurumsal paketlerde hazır rapor sayısı daha geniş, karşılığında kurulum ve lisans yükü de daha ağır.

Sisteminiz yoksa da bu iş yapılabilir. Tek bir elektronik tablo, yukarıdaki yedi sütunla, üç ay içinde kullanılabilir bir karne verir. Eksik olan şey yazılım değil, tarihi yazma alışkanlığı.

Bu hafta yapılacak

1. Son altı ayın siparişlerini tek bir tabloya alın.
2. En çok alım yaptığınız beş tedarikçi için dört oranı hesaplayın.
3. Düzeltilmiş birim maliyeti çıkarın ve sıralayın.
4. Sıralamanın en altındaki tedarikçiyle bu ay bir görüşme yapın; rakamları önünüze koyarak.

Dördüncü adımı atmadan ilk üçünün karşılığı yok. Karne, dosyada durduğu sürece bir tablo; görüşmeye girdiğinde bir pazarlık aracı.